Bezpečnost dat

Veškeré osobní údaje o svých obchodních partnerech, zákaznících a jiných subjektech zapisujte do agendy Adresář. Je ideální pro jejich správu dle nařízení GDPR. Vedle klasických kontaktních a fakturačních údajů tak budete mít na stejném místě informace o tom, odkdy, dokdy a proč je máte v evidenci, jak se účel jejich zpracování časem měnil nebo třeba kdo s nimi pracuje. Vše budete zaznamenávat na záložce GDPR, na které jednoduše vyplníte příslušné pole, resp. volbu, nebo si vyberete požadovanou možnost z výklopného seznamu. POHODA vám některé možnosti sama nabídne, ale do seznamu si můžete přidat i vlastní, prostřednictvím agendy Důvody zpracování dat GDPR.

Práci s osobními údaji vám ulehčí nabídka Záznam agendy Adresář, ve které nebudou chybět funkce například pro hromadné úpravy či vyplnění záložky GDPR u více adres najednou, pro výběr adres s aktuálně platným souhlasem či účelem nebo naopak s končícím souhlasem k určitému datu.

Implementace nařízení GDPR do praxe je pro mnohé podnikatele nepředstavitelná. Uveďme si tedy na příkladu, jak by to mohlo vypadat:

Jako marketingová agentura máte na svých webových stránkách možnost jednorázové registrace k odběru newsletteru – e-booku s marketingovými tipy. Registrace má omezenou platnost 3 měsíce, po tuto dobu uživatelům každý týden chodí část e-booku. V programu POHODA si tak nadefinujete nový důvod zpracování osobních údajů, „Zasílání reklamních sdělení“, na základě poskytnutého souhlasu s platností 3 měsíce. Tento důvod přiřadíte konkrétním adresám na záložce GDPR. Nemusíte to však dělat u každé adresy zvlášť, ale pomocí nové funkce jej přidáte na záložku GDPR všem 350 registrovaným kontaktům naráz.

Před koncem souhlasu (například po 2 měsících od registrace) si tyto adresy můžete jednoduše vyfiltrovat a zaslat jim vlastní nabídku profesionální marketingové komunikace. Poté, co se ji 100 uživatelů (z původních 350 registrovaných) rozhodne využít, přiřadíte jim další důvod zpracování údajů, tentokrát na základě smluvního vztahu. Mezitím si jeden z těchto uživatelů vyžádá doložit data, jaká o něm zpracováváte. Na pár kliknutí si tak zobrazíte tiskovou sestavu, ze které na první pohled uvidíte, jaká data o něm evidujete a na základě čeho – v tomto případě rovnou ze dvou důvodů: zasílání reklamních sdělení a smluvního vztahu.

Bezpečí dat ekonomického systému POHODA zaručuje použitá technologie. Základní řada POHODA využívá technologii file-server, což znamená, že každý uživatel pracuje s daty, která jsou uložená v jednom nebo více souborech přímo v jeho počítači. Data jsou zabezpečena pomocí ověření uživatelského hesla a systému základních přístupových práv. Řady POHODA SQL a E1 využívají technologii klient-server, kdy uživatelé programu nemají přístup přímo ke zdrojovým datům, ta jsou uložena na Microsoft SQL Serveru. Po síti se přenáší vždy pouze ty záznamy, které v dané chvíli uživatel přímo potřebuje. Citlivá data jsou tak více chráněna proti poškození a neoprávněnému přístupu nebo jejich zneužití.

Pro obě řady pak platí, že pomocí systému přístupových práv určíte, kdo s danými údaji může pracovat, a díky sledování historie změn uvidíte, kdo s nimi jakkoliv manipuloval. Každopádně čím vyšší řadu programu POHODA používáte, tím propracovanější funkce přístupových práv i sledování historie máte po ruce.

V rámci zvýšení bezpečnosti přibyde v programu POHODA také možnost logování ?Při logování se zaznamenávají data o činnosti jednotlivých uživatelů.. Další funkcionality pak na sebe nenechají dlouho čekat.