otázka
Jak POHODA organizuje dokumenty?
odpověď
Organizace všech dokumentů v ekonomickém systému POHODA byla navržena tak, aby se běžný uživatel nemusel zabývat strukturou složek na pevném disku.
Stačí, aby uživatel potvrdil název složky firmy a složek jednotlivých záznamů při jejich prvním použití.
Cesta k dokumentům jednotlivých dokladů je tvořena třemi částmi:
1. Složka dokumentů programu
Složka dokumentů programu je definována pomocí souboru PhDir.ini, který se nachází v aplikační složce.
Podrobnější informace k umístění složky dokumentů programu naleznete ve FAQ - Kde se nachází složka dokumentů programu?
Příklad: \\SERVER\Pohoda_Data\Dokumenty\
2. Složka dokumentů firmy
Složka dokuemntů firmy se nachází ve složce dokumentů programu.
Tuto složku lze definovat v Globálním nastavení v sekci Dokumenty v poli Složka dokumentů firmy.
V poli je uveden název firmy oříznutý o případné koncovky (a.s., s.r.o. atd.), který lze podle potřeby změnit.
Příklad: Firma Novák s.r.o. bude mít složku: \\SERVER\POHODA_DATA\Dokumenty\Novák\
3. Složka dokladu (záznamu)
Do složky dokumentů firmy se vytváří stromová struktura podle šablony:
\ skupina hlavního menu \ agenda \ prefix číselné řady \ číslo dokladu \
Vytvoření složky musí provést uživatel na záložce Dokumenty kliknutím na tlačítko < < Složka není definována > > a potvrzením dialogového okna.
Příklad: Pro vydanou fakturu s číslem 220100024 je vytvořena složka:
Fakturace\Vydané faktury\2201\220100024.
Celá cesta k dokumentům faktury č. 220100024 je:
\\SERVER\POHODA_DATA\Dokumenty\Novák\Fakturace\Vydané faktury\2201\220100024
-
Lze definovat i jinou cestu mimo strukturu, ale vždy musí být ve složce dokumentů firmy.
-
Tato část cesty je uložena v databázi účetní jednotky v tabulce DocDirs.
-
V případě, že se jedná o doklad, který nemá přiřazenu číselnou řadu, pak se použije šablona:
\ skupina hlavního menu \ agenda \ číslo dokladu \
-
V adresáři se vytváří složka s Názvem firmy oříznutým o případné koncovky (a.s., s.r.o. atd.)
-
V personálních agendách obsahuje složka Jméno a Příjmení zaměstnance.
-
Jelikož se jedná o strukturu složek systému Windows, lze k jednotlivým složkám přistupovat i mimo program POHODA.
Z toho důvodu je vhodné zabezpečit přístup do podsložek dokumentů pomocí práv souborového systému Windows.
Podrobněji jsou Windows práva popsána např. zde: Popis oprávnění složek a souborů v systému Windows | Dell Česká republika.