V prvních měsících účetního období pracujete v přechodném období. Účetnictví minulého období není uzavřeno, účetní závěrku teprve připravujete. Zároveň už však účtujete doklady nového roku a vytváříte přiznání k DPH. Účtování v následujícím období bez datové uzávěrky zpřístupníte pomocí povelu Účetnictví/Uzávěrka/Účtování na přelomu období...
Po ukončení účetní uzávěrky a sestavení výkazů za minulý rok můžete příkazem Datová uzávěrka... z hlavní nabídky Účetnictví/Uzávěrka rozdělit účetní data do dvou samostatných souborů (databází):
- Účetnictví starého roku
Z účetnictví jsou odstraněné všechny doklady z nového roku a vy s ním můžete i nadále pracovat. Slouží především k prohlížení, vyhledávání a tisku sestav. - Účetnictví nového roku
Seznam účetních jednotek se rozšíří o firmu stejného jména, ale s účetnictvím na další rok. To bude obsahovat všechny doklady nového roku vytvořené ve stávajícím účetnictví. Do účetnictví nového roku se převedou stavy všech účtů a pokladen ke konci minulého roku, nastaví se počáteční stavy pokladen a běžných účtů, převedou se veškeré plně neuhrazené pohledávky a závazky, majetek, který nebyl v minulém roce vyřazen, karty aktivních skladových zásob a údaje o obchodních partnerech z agendy Adresář a údaje o zaměstnancích z agendy Personalistika.
Před provedením datové uzávěrky se ujistěte, zda máte:
- dokončené veškeré účetní zápisy,
- vytištěné podklady pro daň z příjmů,
- provedeno roční zúčtování záloh daně z příjmů u zaměstnanců,
- za zaměstnance odevzdány důchodové listy,
- odeslané všechny tržby na EET.
Upozorňujeme, že provedením datové uzávěrky už nejsou soubory vzájemně provázané. Jakékoliv změny v účetnictví starého roku neovlivní účetnictví roku nového. Pokud chcete provést v účetnictví starého roku změny, které se mají projevit do nového roku, musíte použít zálohu před datovou uzávěrkou, provést změny a spustit datovou uzávěrku znovu.
Tím dojde k vytvoření dalšího souboru nového roku (pozor: nedochází k aktualizaci již vytvořeného souboru).
Pokud provedete změny v účetnictví starého roku a nepoužijete zálohu před datovou uzávěrkou, musíte tyto změny ručně zadat i v účetnictví nového roku. Tuto metodu doporučujeme v případě, že v novém roce máte již mnoho nových účetních záznamů a bylo by pracné je znovu vytvářet.
Po založení nového účetnictví doporučujeme vytisknout zahajovací rozvahu, zkontrolovat stavy běžných účtů a pokladen, případně provést úpravy účtového rozvrhu a zrušit opravné položky.