Výdaje, které může firma nebo osoba samostatně výdělečně činná uplatnit v souvislosti s použitím silničního motorového vozidla, jsou upravené zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, a zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Výpočet výdajů na dopravu silničním motorovým vozidlem se počítá pro firemní a soukromá vozidla odlišně.
Pokud uvádíte soukromé jízdy, nezapomeňte uplatnit pouze poměrnou část výdajů a DPH.
Firemními vozidly rozumíme silniční motorová vozidla, která jsou zahrnuta v majetku poplatníka nebo vozidla v nájmu, u kterých je možné uplatnit výdaje za nakoupené pohonné hmoty (PHM) v prokázané výši.
V ekonomickém systému POHODA evidujete v agendách Pokladna, Přijaté faktury a Ostatní závazky prvotní výdajové doklady, které se týkají výdajů souvisejících s provozem vozidla. Konkrétně hovoříme o nákladech za pohonné hmoty, pneumatikách, údržbě, pojištění, opravách atd. Součástí výdajů jsou samozřejmě i daňové odpisy vozidla, pokud máte vozidlo zadáno v agendě Majetek. Jako výdaje na podnikání se uplatní celkové sumy za účty za pohonné hmoty a všechny ostatní náklady na provoz vozidla, které jsou vykázané v daném účetním období.
Tisková sestava Kniha jízd má u firemního vozidla pouze evidenční charakter.
Pro výpočet náhrad za palivo jsou použity ceny vyhlašované Ministerstvem práce a sociálních věcí nebo skutečné ceny, které je třeba doložit účtenkami.
Podle zákona o daních z příjmů jsou to vlastní silniční motorová vozidla, která nejsou zahrnuta do obchodního majetku poplatníka a používána pro podnikání. Výdaje, které můžete uplatnit jako výdaje vynaložené na dosažení, zajištění a udržení příjmů poplatníka, se vypočítají jako součet základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty.
V programu POHODA jsou použity pro uplatnitelné výdaje následující vzorce:
- uplatnitelná náhrada = základní náhrada + náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty
- základní náhrada = počet km × sazba základní náhrady
- náhrada za spotřebované PHM = (spotřeba × cena PHM × počet km)/100
V uvedených vzorcích se pro výpočet používají následující hodnoty:
- Počet km – hodnoty z agend Kniha jízd, Tuzemské cestovní příkazy, Zahraniční cestovní příkazy pro příslušnou jízdu soukromým vozidlem.
- Sazba základní náhrady – hodnota z agendy Legislativa podle druhu příslušného vozidla. Aktuální výše náhrad uvádí vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí. Pokud je v agendě Kniha jízd, Tuzemské cestovní příkazy, Zahraniční cestovní příkazy u osobního vozidla zatržena volba Přívěs, zvyšuje se základní náhrada o procento zde uvedené.
- Spotřeba – hodnota uvedená pro příslušné vozidlo v agendě Vozidla.
- Cena PHM – je-li u příslušného automobilu v agendě Vozidla zatržena volba Používat skutečné ceny PHM, použije se při výpočtu náhrady cena PHM z agendy Kniha jízd. V případě, že u příslušné jízdy nebude údaj o skutečném čerpání PHM uveden, bude použita hodnota z předchozího čerpání. V agendě Tuzemské cestovní příkazy a Zahraniční cestovní příkazy se použije cena PHM uvedená na záložce Náhrady. Nechcete-li používat skutečné ceny pohonných hmot, použije se odpovídající hodnota z agendy Legislativa.
Jde-li o vlastní silniční motorové vozidlo, které není zahrnuto do obchodního majetku poplatníka, ale v obchodním majetku poplatníka zahrnuto bylo, nebo bylo u poplatníka předmětem finančního leasingu a úplatu uplatnil jako výdaj v rámci podnikání, nebo u vozidla užívaného na základě smlouvy o výpůjčce nebo o výprose (s výjimkou smlouvy o výpůjčce uzavřené s věřitelem na dobu zajištění dluhu převodem vlastnického práva), může poplatník uplatnit pouze náhrady za spotřebované pohonné hmoty. V agendě Vozidla je v tomto případě nutné u konkrétního vozidla zvolit Typ Soukromé-PHM.
Jízdy soukromým vozidlem, které souvisejí s podnikáním, se během účetního období evidují v knize jízd. Ta je prvotním dokladem pro výpočet náhrad. Výslednou náhradu POHODA vypočítá na tiskové sestavě Kniha jízd. Uvedenou částku je zapotřebí na konci roku ručně zaúčtovat.
Paušální výdaje na dopravu
Podle § 24 odst. 2 písm. zt) zákona o daních z příjmů si může podnikatel uplatnit tzv. paušální výdaje na dopravu v hodně 5 000 Kč u jednoho vozidla za každý celý kalendářní měsíc, pokud používá osobní automobil pro podnikání. U osobního vozidla, které se užívá i pro soukromé účely, se částka krátí o 20 %. Podnikatel si bude moct uplatnit částku 4 000 Kč. Částku může uplatnit právnická osoba i fyzická osoba s příjmy podle § 7 a 9 zákona o daních z příjmů, a to pouze na tři vlastní automobily, které jsou i nejsou zahrnuté do obchodního majetku nebo jsou v nájmu. Při použití tohoto režimu si nesmí uplatnit jako daňové náklady výdaje na spotřebované pohonné hmoty a parkovné.
V účetnictví se o paušálních výdajích neúčtuje. V daňové evidenci můžete vytvořit v agendě Nepeněžní deník doklad s předkontací Výdaje snižující základ daně. O požadovanou částku ročního nároku upravíte přiznání k dani z příjmů fyzických, resp. právnických osob.
Zavedení evidence jízd a cestovních náhrad
Než začnete vytvářet cestovní příkazy a jízdy, je nutné vložit všechny potřebné údaje do agendy Vozidla a rovněž je vhodné vyplnit záznamy o řidičích do agendy Řidiči. U každého řidiče vyplňte, jde-li o podnikatele, resp. zaměstnance a zařaďte ho do odpovídající skupiny pro určení výše cestovních náhrad. Také nezapomeňte zkontrolovat údaje v agendě Legislativa pro kategorii Jízdy.