9.1 Mzdy

Mzdová agenda programu POHODA umožňuje zpracování mezd podle aktuální legislativy, a to pro neomezený počet zaměstnanců. Základem je agenda Personalistika, kde si u každého zaměstnance můžete vyplnit a nastavit údaje potřebné pro výpočet mezd, sociálního a zdravotního pojištění, daně z příjmů, ale i pro administrativní účely a komunikaci. Předkontace pro zaúčtování mezd zadáte v agendě Globální nastavení/Mzdy/Předkontace.

Výplatu záloh na mzdy zaúčtujete v agendě Personalistika pomocí povelu Záznam/Operace/Zaúčtování záloh… Jakmile zvolíte měsíc účtovaných záloh, datum splatnosti a pokladnu, POHODA vytvoří položkový výdajový pokladní doklad výplaty záloh do agendy Pokladna a závazky pro zálohy placené bankovním převodem do agendy Ostatní závazky. Pro zaúčtování použije vámi nastavenou předkontaci z agendy Globální nastavení. U zaměstnanců jde o účty 331/211, u společníků je předkontace 366/211. Pro závazky pak doporučujeme použít vlastní předkontaci BEZ331 (s účtem 331 pro zaměstnance), resp. BEZ366 (s účtem 366 pro společníky), která bude sloužit pro výběr účtu při jejich likvidaci. Program nekontroluje vícenásobné zaúčtování záloh na stejný měsíc.

POHODA počítá mzdy měsíčně. Vychází při tom ze mzdových údajů uvedených v personální evidenci, z nominálního fondu pracovní doby příslušného měsíce a ze zadaných údajů o neodpracované době. V nabídce Mzdy nejprve vyberete kalendářní měsíc, se kterým chcete pracovat. Jestliže za tento měsíc byly mzdy už vypočteny, POHODA vám umožní pracovat se mzdami jednotlivých zaměstnanců až do okamžiku jejich zaúčtování.

Při výběru měsíce, za který ještě mzdy vystavené nejsou, vám POHODA nabídne jejich vytvoření buď pro jednotlivé zaměstnance, nebo pro všechny najednou. Při výpočtu se převezmou veškeré potřebné údaje z agendy Personalistika.

Než spustíte automatické vytvoření mezd, je nutné, abyste v agendě Personalistika zadali všechny aktuální údaje o dovolených, nemocech, srážkách atd. Jakmile potvrdíte vystavení mzdových záznamů, zobrazí se v dialogovém okně informace, které byste v souvislosti se mzdami neměli opomenout. Další údaje už zadáte přímo do mzdy konkrétního měsíce, zejména výši zdanitelných a nezdanitelných náhrad. Při výpočtu náhrad používá program průměrný hodinový výdělek. Chybí-li některé údaje pro jeho výpočet (mzdové údaje za minulé čtvrtletí), vyzve vás k ručnímu zadání. Jestliže chcete, aby se nově provedené změny v agendě Personalistika promítly ve mzdě, která je už vypočtena, pomocí klávesové zkratky CTRL+DELETE tento záznam vymažte a založte jej znovu pomocí klávesy INSERT.

Když vyplňujete podklady pro vytváření mzdy, můžete se omylem dopustit chyby a pracovníkovi vyplatit nesprávnou mzdu. Zároveň tak odvedete i nesprávné částky na pojištění a daň z příjmů. Proto je v programu umožněno provést v dalších měsících ruční úpravu základů pro výpočet pojištění a vypočtené částky daně z příjmů.

Samotným výpočtem mezd negenerujete v účetnictví žádné zápisy a neměníte stav žádného účtu. Mzdy tedy můžete opakovaně měnit a opravovat. Výsledky mezd se do účetnictví přenesou až v momentě jejich zaúčtování, kdy se mzdové údaje daného měsíce rovnou uzamknou proti opravám.

Zaúčtování zahájíte pomocí povelu Zaúčtování mezd... z nabídky Záznam. POHODA umožní vytvořit nové doklady v agendě Ostatní závazky (zálohy na daň z příjmů, odvody pojištění, srážky z mezd odváděné na účet, mzdy převáděné na účty zaměstnanců) a v agendě Pokladna (mzdy vyplácené v hotovosti). Prostřednictvím volby Provést zaúčtování hotovostní výplaty do agendy Ostatní závazky v dialogovém okně Průvodce pro zaúčtování mezd můžete pro mzdy vyplácené v hotovosti nejprve vytvořit doklady do agendy Ostatní závazky a následně je zlikvidovat pokladním dokladem. Do agendy Interní doklady jsou automaticky zaúčtovány hrubé mzdy.

V případě, že budete mít v agendě Globální nastavení/Mzdy zatrženou volbu Vytvářet hot. doklady dle zaměstnanců, bude pro každou vyplácenou mzdu vytvořen jeden doklad do agendy Pokladna, resp. Ostatní závazky. Tento doklad bude mít vyplněné jméno a adresu zaměstnance, nebo pouze osobní číslo, a to podle nastavení volby Uvádět jméno a adresu zaměstnance v agendě Globální nastavení/Mzdy. Nebude-li volba Vytvářet hot. doklady dle zaměstnanců zatržena, vytvoří se jeden souhrnný doklad, kde bude na položkách rozepsána v součtu výplata mzdy pro zaměstnance a společníky.

Doklady z agendy Ostatní závazky můžete vkládat do příkazů k úhradě. Pokud nechcete při zaúčtování vytvořit výše uvedené doklady automaticky, stačí na druhé straně Průvodce pro zaúčtování mezd zrušit zatržení voleb Vytvořit záznamy bezhotovostně vyplácených mezd, odvodů a srážek do agendy Ostatní závazky a Provést zaúčtování hotovostní výplaty do pokladny, resp. agendy Ostatní závazky. Doklady pak máte možnost v uvedených agendách zadat ručně.

Může se ovšem stát, že jste až po zaúčtování mezd zjistili určité nesrovnalosti a chcete je opravit. V tom případě je nutné zrušit zaúčtování mezd, a to opět pomocí povelu Záznam/Zaúčtování mezd..., kde následně v průvodci vyberete možnost Zrušit zaúčtování mezd. Jakmile vše potvrdíte tlačítkem Dokončit, program vám povolí provést opravy mzdových záznamů konkrétního měsíce.

Podle nastavení v průvodci POHODA zároveň odstraní doklady v agendách Ostatní závazky, Pokladna a Interní doklady, které byly zaúčtováním mezd vygenerovány.

Pokud volby pro odstranění záznamů v průvodci nezatrhnete, musíte doklady zrušit ručně. To samé platí i v případě, že jsou vytvořené doklady uzavřené vystavením přiznání k DPH, zahrnuté do příkazu k úhradě, zlikvidované nebo zaúčtované ručně. Smazáním záznamů vzniknou mezery v číselných řadách dokladů, proto doporučujeme věnovat trochu času pečlivé kontrole mezd ještě před zaúčtováním.

V případě, že nevlastníte variantu programu POHODA obsahující mzdové agendy a potřebujete o mzdách účtovat, zadejte všechny doklady ručně do agend Ostatní závazky, Interní doklady a Pokladna. Při zaúčtování použijte předkontace uvedené v závěru této kapitoly.

Odměny a závazky ke společníkům, resp. týkající se individuálního podnikatele, které se nevztahují k závislé činnosti, POHODA neřeší a musíte je zadat ručně.

Příklad: Firma má dva zaměstnance A a B. Zaměstnanec A má hrubou mzdu 24 000 Kč, záloha 3 500 Kč se vyplácí v hotovosti, doplatek mzdy na účet. Zaměstnanec B má hrubou mzdu 21 300 Kč, zálohu nemá, doplatek se vyplácí v hotovosti. Firma provedla vyúčtování záloh ve výši 3 500 Kč. K poslednímu dni v měsíci bylo provedeno vyúčtování doplatku mezd zaměstnanců. Hrubé mzdy činily 45 300 Kč, daň ze mzdy 6 795 Kč, sociální pojištění za zaměstnance 3 217 Kč, sociální pojištění za zaměstnavatele 11 235 Kč, zdravotní pojištění za zaměstnance 2 039 Kč a zdravotní pojištění za zaměstnavatele 4 077 Kč.