Program POHODA umožňuje zpracování tuzemských i zahraničních cestovních příkazů. Předkontace pro zaúčtování cestovních příkazů můžete zadat v agendě Globální nastavení v sekci Cestovní příkazy.
Zálohy na pracovní cestu
Na záložku Zálohy uveďte vyplacené zálohy pracovníkům. Zálohy u zahraničních příkazů je možné evidovat v různých měnách.
Etapy pracovní cesty
Na tuto záložku zadejte jednotlivé etapy pracovní cesty. Vyplňte časové rozmezí pracovní cesty. Ke každé etapě je nutné vyplnit způsob dopravy. Pokud je v poli Doprava vyplněn typ AUV - auto vlastní, je nutné vyplnit i pole Km. Údaj o počtu kilometrů je důležitý pro výpočet základní náhrady a náhrady za spotřebované pohonné hmoty při použití soukromého motorového vozidla při pracovní cestě.
Ke každé etapě cesty u zahraničního příkazu musíte z výklopného seznamu pole Země doplnit správný údaj. Podle vybrané země bude stanoveno stravné ve výši a cizí měně přiřazených příslušné zemi vyhláškou MF, která stanoví základní sazby stravného v cizí měně pro daný rok.
Směny
Pokud pracovník při zahraniční pracovní cestě směnil poskytnutou měnu na jinou, proveďte zápis na tuto záložku. Záložka se zobrazuje pouze u zahraničního cestovního příkazu.
Na záložce Výdaje uveďte výdaje spojené s pracovní cestou. Ke každému výdaji je nutné vyplnit typ, podle kterého se výdaj přiřadí do správného sloupce na tiskové sestavě Vyúčtování pracovní cesty. Typ výdaje je rozhodující i pro účtování.
Stravné
Podle údajů zadaných na záložce Etapy pracovní cesty se automaticky vygeneruje stravné, které náleží pracovníkovi pro jednotlivé kalendářní dny po celou dobu trvání pracovní cesty. Zatržením pole Úprava můžete stravné upravit. Při bezplatném poskytnutí snídaně, oběda a večeře může zaměstnavatel stravné krátit zatržením příslušného pole. U zahraničního cestovního příkazu můžete ručně upravit hodnotu kapesného.
Náhrady
Pokud bylo při pracovní cestě použito soukromé vozidlo pracovníka, budou na této záložce vygenerovány náhrady za použití silničního motorového vozidla, a to ve dvou složkách: ve formě základní náhrady a ve formě náhrady za spotřebované PHM. Údaje můžete ručně upravovat, např. zadat skutečnou cenu PHM v různých měnách.
Vyúčtování
Na této záložce dojde k výpočtu částky přeplatku nebo doplatku z vyúčtování pracovní cesty.
Zaúčtování cestovních příkazů
Samotným zadáním příkazů negenerujete v účetnictví žádné zápisy a neměníte stav žádného účtu. Příkazy tedy můžete opakovaně měnit a opravovat. Vyúčtování příkazů bude do účetnictví zahrnuto až v momentě zaúčtování, kdy se cestovní příkaz uzamkne proti opravám.
Zaúčtování provedete povelem Záznam/Operace/Zaúčtování příkazů... Ze záloh poskytnutých pracovníkům na pracovní cestu budou vytvořeny pokladní doklady a veškeré náhrady a cestovní výdaje se zaúčtují do agendy Interní doklady. Přeplatek bude automaticky zaúčtován do agendy Pokladna a u doplatku se buď vytvoří pokladní doklad, nebo ostatní závazek.
Příklad: Pan Jiří Adámek jel na zahraniční pracovní cestu do Vídně vlastním automobilem, který má spotřebu 6‚7 l/100 km. V ČR ujel celkem 182 km, v zahraničí 167 km. Na cestu dostal zálohu 50 EUR, nocleh ho stál 30 EUR. K datu vyplacení zálohy i jejího vyúčtování byl kurz 24‚70 Kč/EUR. Základní sazba stravného pro Rakousko činí 45 EUR/den. Pro výpočet náhrad za PHM použijte cenu za naftu podle legislativy, tedy 36,10 Kč/l. Sazba za použití soukromého vozidla je 4‚70 Kč/km. Spočítejte a zaúčtujte náhrady a vyúčtujte zálohu.
Řešení:
Základní náhrada za vozidlo: (182 + 167) × 4,70 = 1 640,30 Kč
Náhrada za PHM: 6,7 × (182 + 167) × 36,10 / 100 = 844,13 Kč
Náhrada za použití soukromého vozidla celkem: 1 640,30 + 844,13 = 2 484,43 Kč, zaokrouhlena na 2 485 Kč
Vyúčtování zálohy: 50 EUR - (45 EUR + 30 EUR) = - 25 EUR, tedy doplatek
| Agenda | Operace | Částka | Měna | MD | Dal |
| Pokladna | Záloha | 50 | EUR | – | – |
| Záloha – účetně | 1 235 | Kč | 335 | 211 |
| Interní | Vyúčtování cestovního příkazu v Kč | | | | |
| doklady | – náhrada za vozidlo | 2 485 | Kč | 512 | 333 |
| – zúčtování poskytnuté zálohy | 50 | EUR | – | – |
| – zúčtování poskytnuté zálohy – účetně | 1 235 | Kč | 333 | 335 |
| – nocležné | 30 | EUR | – | – |
| – nocležné – účetně | 741 | Kč | 512 | 333 |
| – stravné | 45 | EUR | – | – |
| – stravné – účetně | 1 111,5 | Kč | 512 | 333 |
| Pokladna | Doplatek cestovního příkazu | | | | |
| – vyúčtování zálohy | 25 | EUR | – | – |
| – vyúčtování zálohy – účetně | 617,5 | Kč | 333 | 211 |
| – náhrada za vozidlo | 2 485 | Kč | 333 | 211 |
| Účetní souvztažnosti pro knihu jízd a cestovní příkazy |
| Operace | MD | Dal |
Poskytnutí zálohy na pracovní cestu – zaměstnanec | 335 | 211 |
Poskytnutí zálohy na pracovní cestu – společník | 355 | 211 |
Zúčtování zálohy – zaměstnanec | 333 | 335 |
Zúčtování zálohy – společník | 365 | 355 |
Zaokrouhlení (náklady) – zaměstnanec | 548 | 333 |
Zaokrouhlení (výnosy) – zaměstnanec | 333 | 648 |
Zaokrouhlení (náklady) – společník | 548 | 365 |
Zaokrouhlení (výnosy) – společník | 365 | 648 |
Náhrada za vozidlo – zaměstnanec | 512 | 333 |
Náhrada za vozidlo – společník | 512 | 365 |
Stravné do limitu – zaměstnanec | 512 | 333 |
Stravné nad limit – zaměstnanec | 512999 | 333 |
Stravné do limitu – společník | 512 | 365 |
Stravné nad limit – společník | 512999 | 365 |
Ubytování – zaměstnanec | 512 | 333 |
Ubytování – společník | 512 | 365 |
Jízdné – zaměstnanec | 512 | 333 |
Jízdné – společník | 512 | 365 |
Vedlejší výdaje daňově uznatelné – zaměstnanec | 512 | 333 |
Vedlejší výdaje daňově neuznatelné – zaměstnanec | 512999 | 333 |
Vedlejší výdaje daňově uznatelné – společník | 512 | 365 |
Vedlejší výdaje daňově neuznatelné – společník | 512999 | 365 |
Vyplacení doplatku hotově – zaměstnanec | 333 | 211 |
Vyplacení doplatku hotově – společník | 365 | 211 |
Závazek na doplatek – zaměstnanec | – | Bez333 |
Závazek na doplatek – společník | – | Bez365 |
Vrácení přeplatku hotově – zaměstnanec | 211 | 333 |
Vrácení přeplatku hotově – společník | 211 | 365 |