Zaměstnavatel je povinen podle ustanovení § 94 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, oznámit příslušné OSSZ na předepsaném tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání) den nástupu svého zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na nemocenském pojištění a den skončení zaměstnání, popř. zánik nemocenského pojištění z jiného důvodu, a to do 8 kalendářních dnů ode dne jeho vstupu do zaměstnání nebo skončení zaměstnání.
V tomto oznámení je zaměstnavatel povinen uvést údaje o zaměstnanci, které jsou potřebné pro zavedení do registru. Dále je zaměstnavatel povinen elektronicky ohlásit příslušné OSSZ změnu údajů uvedených na oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání, a to do 8 dnů ode dne, kdy se o této změně dozvěděl.
Od 1. 4. 2022 je zaměstnavatel povinen oznámit OSSZ při skončení zaměstnání údaje, které bude úřad práce získávat pro přiznání a poskytování podpory v nezaměstnanosti právě z informačních systému vedených ČSSZ.
U zaměstnání malého rozsahu a u zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce se nástup do zaměstnání hlásí až v případě, že zaměstnanci na základě zúčtovaného příjmu v kalendářním měsíci vznikla účast na pojištění, a to do 20. kalendářního dne měsíce následujícího po kalendářním měsíci, v němž zaměstnanci vznikla účast na pojištění. Oznámení o skončení zaměstnání u zaměstnání malého rozsahu se podává až po skončení zaměstnání, nikoli po skončení účasti na pojištění. Za zaměstnání malého rozsahu se považuje takové zaměstnání, u kterého je sjednaná částka započitatelného příjmu nižší než rozhodný příjem, na jehož základě vzniká účast na nemocenském pojištění, nebo započitatelný příjem nebyl sjednán vůbec. U zaměstnanců činných na základě dohod o provedení práce se podává Oznámení o skončení zaměstnání až po uplynutí doby, na kterou byla tato dohoda sjednána.
Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání) vytvoříte z agendy Pracovní poměry pomocí povelu Podání ONZ… z nabídky Záznam. Před zvolením povelu Podání ONZ… proveďte výběr zaměstnanců, za které má být ONZ odesláno. V Průvodci pro vytvoření oznámení zvolte Typ akce a u vybraných akcí uveďte do pole Platnost zaslaných údajů datum, od kterého je akce platná.
Po dokončení průvodce se otevře agenda Podání ONZ s vygenerovaným oznámením pro vybrané zaměstnance. Vytvořená oznámení najdete na záložce Položky. Vyplněné údaje si zde můžete zkontrolovat a podle potřeby upravit.
Agenda Podání ONZ vám poskytne přehled o vytvořených podáních i o způsobu a výsledku jejich odeslání. Jednotlivá podání se zde archivují a můžete je odeslat do datové schránky příslušné správy sociálního zabezpečení, případně na portál Veřejné rozhraní pro e-Podání (VREP) České správy sociálního zabezpečení.
Odeslání Oznámení o nástupu (skončení zaměstnání) z programu PAMICA
Základním předpokladem pro elektronické zasílání oznámení na portál Veřejné rozhraní pro e-Podání České správy sociálního zabezpečení je, aby bylo podání opatřeno elektronickým podpisem. ČSSZ podporuje pro tyto účely využívání kvalifikovaného certifikátu uznávané certifikační autority (např. ICA), který si musí pověřený pracovník nainstalovat na svůj počítač. Pokud pracovník vlastní kvalifikovaný certifikát a chce jej používat při komunikaci s ČSSZ, je nutné veřejnou část tohoto certifikátu nahlásit na příslušné OSSZ, a to při registraci k elektronickému podávání oznámení o nástupu.
Šifrování dokumentu
Šifrování dokumentu probíhá přes šifrovací certifikát. V případě šifrování dokumentu dochází k zašifrování informace pomocí veřejného klíče, který je součástí šifrovacího certifikátu. Příjemce zprávy může data dešifrovat pouze v případě, že vlastní párový privátní klíč k použitému veřejnému klíči. Šifrovací certifikát poskytuje klientům ČSSZ. Certifikát určený pro vlastní šifrování dokumentů a certifikát certifikační autority, která šifrovací certifikát vydala, jsou k dispozici ke stažení na internetových stránkách www.cssz.cz.
Instalace šifrovacího certifikátu
Na svém počítači proveďte instalaci šifrovacího certifikátu a certifikátu autority, která šifrovací certifikát vydala. Dvojklikem myši certifikát otevřete a v okně zvolte povel Nainstalovat certifikát. V průvodci importem certifikátu zvolte jeho umístění. Úložiště může automaticky vybrat systém Windows, nebo si jej zadáte sami. Doporučujeme ponechat první možnost – automatický výběr. Poté klikněte na tlačítko Další a průvodce dokončete. Jestliže import certifikátu proběhl úspěšně, potvrďte hlášení tlačítkem OK a okno certifikátu zavřete.
Pro elektronické podání na VREP, resp. do datové schránky slouží povel Odeslání ONZ… z nabídky Záznam, kterým vyvoláte Průvodce pro elektronické podání oznámení. Po stisku tlačítka Další se zobrazí informace o kontrole vyplněných vstupních údajů a kontrole struktury. Při kontrole struktury se pouze kontroluje, zda jsou vyplněny všechny povinné elementy ve vytvářeném XML souboru. Neprovádí se však kontrola, zda jsou dané elementy vyplněny správně. Pro úspěšné podání oznámení je nutné opravit vstupní údaje.
Na třetí straně průvodce můžete upravit složku a název souboru pro uložení datové věty a zároveň provést automatické odeslání na portál Veřejné rozhraní pro e-Podání (VREP), příp. odeslání na příslušnou správu sociálního zabezpečení prostřednictvím datové schránky.
Po zatržení volby Uložit XML do souboru pro ruční podání přes portál VREP bude soubor dat vyexportován do uvedené složky. Struktura XML souboru odpovídá specifikaci stanovené správou sociálního zabezpečení. XML soubor lze také automaticky odeslat do datové schránky příslušné správy sociálního zabezpečení. Pokud není volba Odeslat do Datové schránky úřadu aktivní, je nutné nejprve nastavit komunikaci s datovou schránkou v agendě Nastavení/Uživatelské nastavení/Datová schránka.
Po aktivaci volby Odeslat do Datové schránky úřadu je nutné vyplnit ID datové schránky. Můžete jej vyplnit ručně nebo vyhledat pomocí průvodce vyvolaného trojtečkou.
Zatržením volby Odeslat oznámení na VREP provedete automatické odeslání podání na portál Veřejné rozhraní pro e-Podání (VREP). V tomto případě je nutné podepsat data certifikátem.
V poli Adresa pro odeslání podání je uvedena adresa, na kterou bude tiskopis poslaný. Volitelně zde můžete zadat do pole E-mail kontakt pro zasílání informací o změnách stavu zpracování. Při každém elektronickém podání oznámení je nutné vyplnit pole Variabilní symbol ČSSZ.
Při automatickém odeslání podání se provádí kontrola vyplněných dat. Pokud se na druhé straně průvodce zobrazila kritická chyba, není možné podání na portál Veřejné rozhraní pro e-Podání (VREP) automaticky odeslat. Vstupní údaje je nutné nejprve opravit a poté provést elektronické podání znovu.
Po kliknutí na tlačítko Další bude soubor dat exportován do uvedené složky (při zatržení volby Uložit XML do souboru) a zároveň bude odeslán prostřednictvím portálu VREP na Českou správu sociálního zabezpečení (při zatržení volby Odeslat oznámení na VREP).
Po automatickém odeslání oznámení na portál Veřejné rozhraní pro e-Podání (VREP) PAMICA vytvoří záznam do agendy Elektronická podání. Pomocí povelu Záznam/Zjistit stav podání zde můžete sledovat stav zpracování odeslaného oznámení.
Odesláním oznámení se záznam označí příznakem El. odesláno. V případě, že tento příznak budete potřebovat zrušit, použijte povel Záznam/Elektronicky odesláno. Po zrušení příznaku je možné oznámení smazat a vytvořit jej znovu.
V případě, že odevzdáváte oznámení písemně, lze jej vytisknout do originálního tiskopisu a prostřednictvím povelu Odevzdání ONZ písemně z nabídky Záznam označit toto podání jako odevzdané písemně.
Tiskovou sestavu Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání) najdete také v nabídce tiskových sestav agendy Pracovní poměry.