2.1 Pokladna

Veškeré operace, které se týkají stavu a pohybu peněz v hotovosti, se účtují v agendě Pokladna. Účet 211 je účet aktivní, výdaje z pokladny se účtují na straně Dal, příjmy na straně Má dáti.

Při účtování více pokladen lze pro každou z nich vytvořit samostatný analytický účet. Každá pokladna má v tomto případě i svůj způsob zaúčtování – např. 211001/604000 pro tržby za hotové v pokladně 1 a 211002/604000 pro tržby v pokladně 2. Pro účtování stačí vytvořit pouze jedinou předkontaci 211000/604000 (bez použití analytických účtů). POHODA sama zajistí, aby se namísto syntetického účtu 211000 doplnil správný analytický účet, který je uveden u konkrétní pokladny v agendě Hotovostní pokladny.

V agendě Pokladna můžete účtovat jak souhrnné, tak položkové doklady. Dokladem s položkami lze zaúčtovat více účetních operací s rozdílnými předkontacemi. Položky můžete vybírat ze skladových zásob, není tedy problém účtovat příjem z prodeje zboží za hotové rovnou v pokladně (viz obrázek). Pro úplnost připomínáme, že prodej za hotové pohodlně zaúčtujete i v agendě Prodejky z nabídky Sklady a poté provedete hromadné zaúčtování tržeb ze všech prodejek příjmovým pokladním dokladem.

Skladové položky zadáváte do pokladního dokladu obvyklým způsobem a jejich prodej zaúčtujete (v případě zboží) na vrub účtu 211 a ve prospěch účtu 604. Pokud jste plátci DPH, musíte v tomto případě také účtovat o této dani, a to 211/343. V praxi to znamená vybrat správnou předkontaci. Jestliže vyberete předkontaci, která neobsahuje zaúčtování DPH, program vás na tuto skutečnost při ukládání dokladu upozorní.

Stejným způsobem jako tržby za zboží budete účtovat i hotovostní prodej materiálu na účty 211/642 nebo prodej dlouhodobého majetku na účty 211/641 (detailněji popisujeme v kapitole Majetek).

Výdaje z agendy Pokladna budou účtovány ve prospěch účtu 211. Například nákup skladových zásob za hotové se do výdajového dokladu zadá podobným způsobem jako jejich výdej a zaúčtován bude například 501/211, jestliže budou sklady vedeny způsobem B.

Přímo v agendě Pokladna můžete zadávat likvidaci faktur hrazených v hotovosti. Povely, jimiž vyvoláte likvidaci, naleznete v nabídce Záznam/Přenos →.

V pokladním dokladu nastavíte předkontaci 211/311, jedná-li se o fakturu vydanou, resp. 321/211, proplácíte-li v hotovosti fakturu přijatou. Zde už o DPH účtovat nebudete, protože daň z přidané hodnoty byla zaúčtována na likvidovaném dokladu (faktuře). Likvidovaná částka se proto nedělí na základ daně a DPH.

Pokud u faktury uhrazené v hotovosti neprovedete likvidaci, pak taková faktura nebude evidována jako uhrazená. Bude se i nadále objevovat v nabídce faktur k úhradě a na sestavách neuhrazených faktur (Kniha pohledávek/závazků, Přijaté/Vydané faktury - neuhrazené).

Velice často se provádějí převody peněz mezi pokladnou a běžným účtem. V okamžiku převodu nemáte k dispozici výpis z běžného účtu, a tak nemůžete účtovat přímo mezi účty 211 a 221. Proto se používá převodový účet 261 – Peníze na cestě. Dotaci pokladny z běžného účtu zaúčtujete na účty 211/261. Převod hotovosti z pokladny na účet způsobem 261/211. Až obdržíte výpis z běžného účtu, dokončíte v agendě Banka převod prostředků zaúčtováním na 261/221, resp. 221/261. Obdobně postupujete i při převodu peněz mezi dvěma pokladnami nebo bankovními účty.

Mzdy a zálohy na mzdy vyplácené zaměstnancům v hotovosti se účtují 331/211. Zaúčtování mezd řeší program POHODA v agendě Mzdy.

Z nabídky Záznam vyberte povel Zaúčtování mezd... V Průvodci pro zaúčtování mezd se můžete rozhodnout, jestli má být provedeno zaúčtování hotovostní výplaty do pokladny, resp. ostatních závazků. Z agendy Personalistika můžete obdobným způsobem (přes povel Záznam/Operace/Zaúčtování záloh...) zaúčtovat hotově vyplácené zálohy na mzdy do pokladny. V obou případech budou zvlášť zaúčtovány mzdy zaměstnanců (účet 331) a mzdy společníků (účet 366).

Příklad: Účetní jednotka (plátce DPH) prodala přes pokladnu zboží v hodnotě 1 000 Kč + 21 % DPH. V hotovosti jí byla proplacena faktura na částku 600 Kč + 21 % DPH. Při čtvrtletní inventuře bylo zjištěno manko ve výši 650 Kč, které dostala pokladní k náhradě. Pokladní manko druhý den uhradila hotově. Částka 3 800 Kč byla vybrána z pokladny a převedena na běžný účet. Dále firma uhradila hotově nákup spotřebního materiálu ve výši 484 Kč včetně DPH 21 % a zaměstnanec obdržel cestovní náhradu ve výši 354 Kč. Za několik dní obdržela společnost bankovní výpis s převodem částky 3 800 Kč na běžný účet. Protože se blíží výplaty mezd, byla z banky vyzvednuta částka 89 000 Kč. Výplaty byly zaúčtovány další den v částce 89 000 Kč. Později společnost obdržela bankovní výpis o výběru částky 89 000 Kč z běžného účtu. Při další inventuře byl zjištěn přebytek 75 Kč. A protože zákazník reklamoval vadné zboží, byla mu vrácena uhrazená částka 1 000 Kč + 21 % DPH.

Příklad: Zaúčtujte předchozí příklad, pokud účetní jednotka není plátcem DPH.