Checklist: Tipy pro přelom roku v aplikaci mPOHODA

Přelom účetních období

mPOHODA vytváří dokladové číselné řady automaticky dle předem nadefinovaného formátu číselných řad. Definice číselné řady však musí být platná i pro nové účetní období.

V agendě Číselné řady zkontroluji, že je vytvořena definice číselných řad pro příští rok.

Nemám-li pro nový rok definici číselných řad zadanou, vytvořím buď novou, nebo prodloužím platnost stávající, vyhovuje-li nastaveným formátem číselných řad.

Používám-li stále stejné nastavení číselných řad, nechám jejich definici časově neohraničenou – mPOHODA tak bude v příštích letech vytvářet dokladové číselné řady sama. Až tedy budu vystavovat první doklad v příslušném kalendářním roce, nechám mPohodu založit konkrétní dokladové řady.

Od 1. 1. 2023 již nebude podporován starý formát číselných řad (např. mFV2180100001 pro vydané faktury). V případě, že tento formát stále používáte, ukončíme jeho platnost k 31. 12. 2022 a pro rok 2023 si, prosím, vytvořte novou definici číselných řad. Bližší informace najdete v nápovědě aplikace.

Pokud byly číselné řady jakkoliv upraveny, synchronizuji data na mobilní zařízení.

Ukončení účetního období

Než vaše účetní začne uzavírat účetní období, je nutné zkontrolovat, že v aplikaci pro uzavíraný kalendářní rok nezůstaly žádné nesynchronizované záznamy.

Spustím na používaných mobilních zařízeních synchronizaci dat, čímž přenesu data z mobilního zařízení na API (webové rozhraní).

Zkontroluji, že v žádné agendě nezůstal nesynchronizovaný záznam. Nesynchronizované záznamy jsou v hlavním přehledu dokladů označeny .

Pomocí povelu Detaily synchronizace v menu tři tečky zjistím, proč se záznam nepřenesl na API.

Synchronizuji-li data s programem POHODA, ověřím, že žádný doklad z uzavíraného období nemá nastaven příznak pozastavení synchronizace . Příznak zachovám jen u dokladů, se kterými potřebuji pracovat i v novém roce a nemají se promítnout do účetnictví starého roku.

Záznamy s pozastavenou synchronizací dat, resp. u kterých nastala chyba synchronizace, lze v některých agendách vyhledat rychleji pomocí filtru, kde v sekci Stav synchronizace stačí zatrhnout hledané stavy.

Spustím synchronizaci dat s Pohodou a zkontroluji nesynchronizované záznamy i na webovém rozhraní, kde mi práci usnadní karta Synchronizace na informační ploše.

Kliknutím na ikonu nesynchronizovaného záznamu zobrazím dialogové okno, díky kterému zjistím, proč k importu daného dokladu do Pohody nedošlo.

Odstraním příčinu nesynchronizování dokladu, resp. zruším příznak pozastavené synchronizace a zopakuji úkony popsané v předchozích bodech tohoto bloku.

Při synchronizaci dat s Pohodou pro jistotu překontroluji požadované nastavení archivace dat v mPohodě, a to před datovou uzávěrkou v Pohodě.

Nové účetní období

Na začátku nového účetního období je potřeba ověřit, že je vaše firma v aplikaci mPOHODA připravena k vystavení prvního dokladu.

Pokud na přelomu účetních období nebyly upravovány číselné řady a zatím nemám v novém roce vystavený doklad, zkontroluji nastavení číselných řad.

Synchronizuji-li data s programem POHODA, ověřím, že záznamy byly aktualizovány, a to zejména stavy skladových zásob a prodejní ceny. Nově vytvořená hotovostní pokladna pro použití v aplikaci mPOHODA musí být přenesena.

Zkontroluji nastavení používání forem úhrad pro jednotlivé typy dokladů.

Překontroluji nastavení automatické fakturace a proměnných zadaných na šablonách.

Pokud např. do firmy přišli noví zaměstnanci, nastavím jim předplatné a případná omezení práce v aplikaci.

Odesílám-li data na EET, zkontroluji na mobilních zařízeních platnost certifikátu a správné nastavení pro odesílání.

Ověřím připravenost aplikace z hlediska nastavení hardwaru na mobilních zařízeních, tj. tiskáren, platebních terminálů a případně čteček.

Synchronizuji data na mobilní zařízení a je hotovo. :-)

Byl tento článek užitečný? Dejte o něm vědět ostatním.

Mohlo by vás také zajímat