Pravidla, která hrají podle vás: Chytré párování podle vlastních podmínek

Proč vůbec pravidla párování řešit?

Každá platba v bance má odpovídat nějakému dokladu – typicky faktuře. Pokud máte pět faktur měsíčně, nejspíš si je spárujete i ručně. Ale jakmile se množství pohybů v bance zvětší, začne být ruční dohledávání zbytečně zdlouhavé. A hlavně zde velice snadno dojde k chybám.
 
Automatické párování vám práci výrazně zrychlí – a když si ho nastavíte podle sebe, bude se vše párovat chytře a přesně tak, jak potřebujete.

Co nabízí mPOHODA hned v základu?

Aplikace má dvě výchozí pravidla párování:

1) Výchozí pravidlo

• Hodí se pro běžné situace, kdy platby odpovídají fakturám 1:1.
• Páruje jen v případě, že částka přesně sedí.
• Každá platba se použije jen na jeden doklad.
• Pracuje s variabilním symbolem a v případě potřeb i s číslem odběratele nebo smlouvou.

2) Výchozí pravidlo – opakovaná likvidace

• Umožňuje i částečné úhrady.
• Jedna platba může pokrýt více faktur (nebo jen část jedné).

Obě pravidla zvládnou většinu běžných situací levou zadní. Ale když vám nevyhovují – nebo chcete podrobnější nastavení – přichází na řadu individuální pravidla.

Co si můžete nastavit sami?

S individuálními pravidly získáte kontrolu nad tím, co se s čím spojuje a za jakých podmínek. Můžete si například nastavit, že chcete párovat od nejstarších faktur nebo naopak od nejnovějších. Lze povolit částečné úhrady, nebo naopak trvat na přesné shodě částky.
 
mPOHODA si poradí i s tím, že některý klient například místo variabilního symbolu uvádí číslo dokladu apod. V takovém případě si můžete nastavit pravidlo, které třeba při chybějícím variabilním symbolu jako další kontroluje číslo dokladu. Párování tak proběhne i bez ručního zásahu – a vy nemusíte řešit, že opět přišla platba „naslepo“.

Jak to vypadá v praxi

Představte si, že vám pravidelně chodí platby od klienta, který nevyplňuje variabilní symbol, ale zadává do pole pro variabilní symbol číslo dokladu. Díky vlastnímu pravidlu mPOHODA nejdřív porovná čísla dokladů a automaticky spáruje platbu ke správné faktuře. Nebo máte odběratele, který platí čtvrtletně více faktur naráz – díky nastavení opakované likvidace se jednotlivé částky správně rozpočítají a přiřadí k odpovídajícím dokladům.

Na co si dát pozor

I když individuální pravidla skvěle šetří čas, je fajn myslet na pár věcí:

• Dávejte pozor na chybné párování. Při špatném nastavení se může stát, že jedna platba uhradí víc dokladů, než by měla.
• Přehlednost je základ. Každé pravidlo si dobře pojmenujte, ať se v nich vyznáte.
• Testujte na malém vzorku. Než pravidlo pustíte „na ostro“, otestujte ho třeba jen na jednom klientovi nebo období.

Shrnutí

Individuální pravidla párování vám dávají do rukou nástroj, který se přizpůsobí vašemu stylu práce. Když si je správně nastavíte, zvládnou automatizovat rutinní operace, omezit chybovost a hlavně – ušetří vám čas i energii. Ať už podnikáte sami, nebo vedete účetní tým, tahle funkce v mPohodě vám bude spolehlivě hrát do noty.

Byl tento článek užitečný? Dejte o něm vědět ostatním.

Mohlo by vás také zajímat