Potřebujete-li během práce v programu POHODA zapsat poznámku, na niž budete chtít být v budoucnu upozorněni, můžete pro tento účel využít agendu Úkoly. Do záznamu typu Upozornění zadáte předmět a text poznámky, datum a čas, kdy má dojít k jejímu zobrazení.
Agenda je společná pro všechny účetní jednotky. Při práci v programu POHODA budete v pravý čas informováni o všech svých upomínkách či uplynulých termínech úkolů, bez ohledu na skutečnost, ve které účetní jednotce se právě nacházíte.
Agendu můžete využít též k zadávání úkolů ostatním uživatelům programu POHODA, případně i sobě. Stačí na novém záznamu nastavit typ Úkol a vyplnit potřebné náležitosti.
Po přihlášení do programu POHODA se v dialogovém okně Připomenutí zobrazí všechny aktuálně nevyřízené úkoly, které mají prošlý termín připomenutí. Okno můžete kdykoliv skrýt. Znovu ho zobrazíte z agendy Úkoly, a to povelem Záznam/Zobrazit připomenutí. Dialogové okno Připomenutí se zobrazí taky ve chvíli, kdy dojde k vypršení termínu pro připomenutí některého záznamu v agendě Úkoly.
Nový úkol typu Upozornění můžete vytvořit:
- z libovolného záznamu v agendách Adresář, Události, Smlouvy, Zakázky a Personalistika,
- ze všech dokladových agend v nabídce Účetnictví, Fakturace, Sklady,
- z agend sloužících pro evidenci majetku - Dlouhodobý majetek, Drobný majetek a Leasingový majetek.
Na zdrojový záznam se samozřejmě můžete přepnout i v okamžiku připomenutí úkolu typu Upozornění, a to povelem Otevřít úkol v UJ v dialogovém okně Připomenutí.
Na zdrojový záznam se samozřejmě můžete přepnout i v okamžiku připomenutí úkolu typu Upozornění, a to povelem Otevřít úkol v UJ v dialogovém okně Připomenutí.
V každém z uvedených případů použijte povel Vložit úkol z nabídky Záznam/Přenos →. Do takto vytvořeného záznamu se zároveň ze zdrojového záznamu předvyplní pole Předmět. Změníte-li typ takto vytvořeného záznamu na Úkol, můžete vytvořit úkol s vazbou na konkrétní doklad i pro jiného uživatele. Do zdrojového záznamu se můžete přímo ze záznamu přepnout přes záložku Vazby.
Pokud chcete některý úkol zobrazovat v budoucnu opakovaně, využijte možnosti pro opakování úkolu, kterou vyvoláte ze zdrojového úkolu nabídkou Záznam/Opakovaný úkol. Zobrazí se dialogové okno Opakované úkoly, kde do prvního pole zadáte počet úkolů, které se mají vygenerovat. Ve druhém poli vyplníte číselnou hodnotu periody a na závěr stanovíte čas opakování.
Nastavení uživatelských práv pro zadávání úkolů jiným uživatelům:
V agendě Přístupová práva ve stromu práv Administrátorské funkce v sekci Úkoly je třeba povolit možnost Zadávat úkoly uživatelům. Pole Hierarchie ovlivňuje, komu smí uživatel úkol zadat, přičemž platí, že uživatel nemůže zadat úkol jinému uživateli s vyšší číselnou hodnotou v tomto poli.
Nastavením přístupových práv můžete ovlivnit zadávání úkolů ostatním uživatelům a taky viditelnost úkolů.
Uživatel s administrátorským právem Měnit kontrolující osobu může v agendě Úkoly vidět úkoly všech uživatelů a v případě potřeby u kteréhokoliv úkolu změnit osobu, která odpovídá za kontrolu tohoto úkolu.