Využíváme cookies pro zajištění snadnějšího použití našich webových stránek. Pokračováním v prohlížení webu předpokládáme, že s tím souhlasíte. Rozumím Více informací

4.16 Podrobné nastavení

Nastavení adresáře a galerie dokumentů provádějte v sekci Adresář v agendě Globální nastavení.

Inteligentní zápis adres dokladů

Tato volba automatizuje řadu operací při zápisu adresy do dokladu. Aktivací tohoto nastavení získáte níže popsané funkce.

Automatické doplnění adresy dle názvu firmy

134.png

Jakmile zapíšete v dokladu (třeba do faktury) název firmy (nebo jen začátek názvu) v poli Firma, POHODA automaticky kontroluje shodu zapsaného údaje s adresářem. Najde-li shodnou firmu, bude až po vašem potvrzení vložena do dokladu. Samozřejmě se může stát, že máte v adresáři více firem stejného názvu. V takovém případě program nabídne otevření adresáře s odpovídajícími záznamy, abyste mohli učinit jejich rychlý výběr.

Automatické doplnění adresy podle IČ

139doplneni.png

Máte-li při zápisu nového dokladu (např. faktury) k dispozici identifikační číslo (IČ) firmy, můžete jej zapsat do pole . V okamžiku, kdy toto pole opustíte, POHODA sama doplní adresu, která je s tímto IČ uvedená ve vašem adresáři. Pokud jste zapsali jen část IČ nebo zapsanému číslu odpovídá více adres, otevře se adresář s odpovídajícími záznamy, abyste mohli učinit jejich snadný a rychlý výběr. Chcete-li doplnit adresu podle IČ, musí být ostatní pole adresy prázdná.

Automatické navázání adresy na Adresář

POHODA vám pomůže udržet vazbu mezi vaším adresářem a jednotlivými doklady, což oceníte zejména v souvislosti s používáním záložky Doklady.

Pokud adresa na dokladu (např. na faktuře) není navázána na agendu Adresář v okamžiku, kdy doklad ukládáte, POHODA automaticky zkontroluje shodu zapsané adresy s adresářem. Najde-li totožnou adresu přímo v adresáři (tzn. je-li shoda v nebo v polích Firma, Ulice, PSČ, Obec), po potvrzení bude adresa dokladu navázána na adresář. Adresa dokladu zůstane po navázání tak, jak byla zapsána, nedojde k žádné její změně. Právě díky tomu se adresa na dokladu může lišit např. jménem uvedené osoby, což je v praxi běžná situace. Pokud je podobných adres v adresáři uloženo více, program umožní vybrat jednu z nich. Vazba adresy dokladu na Adresář je indikována ikonou PU4_ikona_vazba_adresy_na_adresar.png.

Automatické vložení adresy do agendy Adresář

135.png

Pokud není adresa navázána na adresář a ani se v něm nevyskytuje, tak ve chvíli, kdy ukládáte doklad (např. fakturu), POHODA nabídne její vložení do adresáře. Podmínkou je vyplnění tzv. poštovní adresy, což znamená, že musíte mít vyplněná pole Firma, Ulice, PSČObec.

Úprava vazby adresy na Adresář

S vazbou adresy na Adresář můžete pracovat pomocí místní nabídky.

S inteligentním zápisem adres dokladů úzce souvisí také úprava vazby adresy na agendu Adresář. Stiskněte tlačítko myši nad ikonou PU4_ikona_vazba_adresy_na_adresar.png ve formuláři dokladu v sekci Dodavatel/Odběratel. Zobrazí se nabídka s povely pro údržbu vazby adresy na agendu Adresář.

Adresář →

Tímto povelem otevřete adresář v režimu výběru adresy do této agendy. Stejnou funkci vyvoláte také stiskem klávesy F5 (myší PU4_tlacitko_tri_tecky.png) v poli Firma. Výběr potvrďte klávesou ENTER, příp. zrušte klávesou ESC.

Odvázat

Tento povel zruší vazbu adresy dokladu na Adresář. Adresa dokladu ale zůstane nezměněná.

Vymazat

Tímto povelem vyprázdníte pole adresy dokladu a zrušíte případnou vazbu adresy dokladu na Adresář.

Navázat

Povel umožňuje navázat adresu dokladu na adresu vybranou z adresáře. Adresa dokladu zůstane beze změn. Využijete ji v případech, kdy adresa dokladu byla zapsána ručně bez vazby na adresář a tuto situaci potřebujete napravit, abyste mohli doklad zařadit např. do tabulky Doklady a do tiskových sestav v agendě Adresář.

Vložit

Tento povel zpětně vloží adresu do adresáře. Pro vložení adresy do agendy Adresář je nutné mít vyplněná pole Firma nebo Jméno a dále Ulice, PSČ a Obec.

V této souvislosti si ale uvědomte, že i když je mezi adresami na dokladu a v adresáři určitá vazba, při pozdější úpravě adresy, ať už na dokladu, nebo v adresáři, nedojde k promítnutí změny na jedné či druhé straně, což je ale správné a nezbytné pro reálné použití. Adresa na dokladu je totiž platná k datu jeho vystavení, zatímco v adresáři je vhodné mít vždy aktuální platnou adresu.

Inteligentní výběr záznamů

Při výběru adres podle názvu firmy nebo jména, které zapisujete do vyhledávacího pole, se často stává, že hledaný text je obsažen v jiném poli, než které právě prohledáváte. Dochází tak ke zdržení, protože musíte opakovat výběr nad jiným sloupcem.

Pokud při zapnuté volbě Inteligentní výběr záznamů chcete výjimečně vyhledat pouze podle jednoho sloupce, zadejte dotaz v dialogovém okně Složený dotaz.

Především u adres fyzických osob může být hledané jméno (nebo název firmy) uvedeno v poli Firma nebo Jméno, ale samozřejmě i v obou. Text, kterým vyhledáváte, může být navíc uveden pouze v dodací adrese.

139.png

Zatrhnete-li volbu Inteligentní výběr záznamů dle názvu firmy a jména, pak při prohledávání jednoho ze sloupců Firma nebo Jméno se uplatní vyhledávací dotaz na oba sloupce zároveň, a to jak v adrese firmy, tak v dodací adrese. Tím zvýšíte úspěšnost nalezení požadovaných záznamů.

Číslování zákazníků

Pokud vám vyhovuje vyhledávání zákazníků podle jejich kódu, zaneste si jej do pole Číslo.

Pokud si zatrhnete pole Číslování zákazníků, v agendě Adresář se zpřístupní pole Číslo, které je určené pro výběr čísla podle číselné řady v adresáři. Pole Číslo najdete na pozici pole Smlouva, které však nelze při aktivovaném číslování zákazníků využívat.

Při zadávání či opravě záznamu v agendě Adresář můžete prostřednictvím čtečky načíst čárový kód do pole Číslo. Načtení čárového kódu zákazníka zrychlí prodej při používání zákaznických karet a sériové čtečky čárových kódů.

Pro správnou funkci čtečky čárových kódů je třeba, aby žádné z polí adresy, s výjimkou pole Firma, nebylo předem vyplněno.

Při vytváření nového dokladu umístěte kurzor do pole Firma a pomocí čtečky sejměte kód zákazníka. POHODA automaticky vloží odpovídající adresu do dokladu. Pokud ji nenajde, nabídne výběr adresy z agendy Adresář. V případě, že nebudete v režimu editace, program vyhledá adresu zákazníka, která odpovídá čárovému kódu, který jste získali pomocí čtečky.

Názvy logických klíčů P1–P6

PU4_vyber_logickych_klicu.png

137_1.png

Adresář obsahuje šest logických klíčů pro označování adres a jejich pozdější výběr. V agendě Globální nastavení můžete uvést názvy klíčů pro lepší orientaci ve formuláři adresáře. Možnosti jejich použití popisujeme v části Adresní klíče.

Zrušíte-li zatržení polí Dodavatel a Odběratel, seznam adres se nebude nacházet ve výklopném seznamu v příslušných agendách.

Zatrhnete-li volbu Dodavatel, můžete využít klíč P1 k označení adres, které se nabídnou v seznamu dodavatelů, a to po stisku klávesy F4 v poli Firma nebo po stisku tlačítka PU4_tlacitko_sipka_dolu.png v agendě Přijaté faktury, ale i v dalších, ve kterých pracujete se svými dodavateli.

140Odberatel.png

Zatržením polí Dodavatel a Odběratel zrychlíte výběr obchodních partnerů v dokladových agendách.

Pokud máte v adresáři mnoho záznamů a jen několik dodavatelů, touto volbou značně urychlíte výběr adresy do formulářů různých agend. A opačně, máte-li velký počet dodavatelů, doporučujeme volbu nezaškrtávat a adresy vybírat klávesou F5, resp. pomocí tlačítka PU4_tlacitko_tri_tecky.png.

Obdobně můžete využít klíč P2 pro označení svých odběratelů.

Sekce CRM – nastavení některých pokročilejších funkcí

Některé funkce, které jsou určeny pro efektivnější práci s obchodními kontakty nebo událostmi, nastavíte v sekci CRM agendy Globální nastavení. Většina voleb byla už detailněji popsána v předchozích kapitolách.

Po uložení dokladu ověřit IČ v insolvenčním rejstříku

Touto volbou určíte, jestli se má při každém uložení dokladu v agendách Vydané nabídky, Přijaté objednávky, Vydané faktury, Vydané zálohové faktury, Ostatní pohledávky Výdejky automaticky provádět ověření obchodního partnera v insolvenčním rejstříku.

141.png

Upozornit pouze na nalezené záznamy v insol. rejstříku

Zatržením volby nastavíte, že nebude docházet k zobrazování hlášky, když není v insolvenčním rejstříku nalezen žádný záznam.

Povolit události na dokladech

Pokud si nepřejete zaznamenávat události v jiných agendách, než jsou AdresářUdálosti, zrušte zatržení u této volby. Ve všech agendách, kterých se to týká, skryje POHODA záložku Události a nabídku Záznam/Události.

Provádět kontrolu v registru plátců DPH po uložení dokladu

Při zatržené volbě se bude po každém uložení dokladu z vybraných agend kontrolovat DIČ firmy v registru plátců DPH.

Evidovat historii ověření DIČ prostřednictvím VIES

Zatržením této volby se bude zaznamenávat historie ověření DIČ prostřednictvím systému VIES. Agendu Historie ověření vyvoláte kliknutím na ikonu ikona_IE.png u příslušného DIČ.

Načítání adres na základě IČ (ARES)

Tato volba umožní automaticky načítat údaje firmy z informačního systému ARES. Po vyplnění IČ v agendě Adresář POHODA zkontroluje platnost IČ a načte příslušné údaje – název firmy, ulice, obec, DIČ.

Na základě DIČ se v Registru plátců DPH vyhledají zveřejněné bankovní účty. Prostřednictvím dialogového okna Zveřejněné účty ke vložení je možné bankovní účty přidat k adrese na záložku Bankovní účty.

Nové události mohou být vytvářeny automaticky během některých operací. Slouží k tomu volby, které najdete v sekci CRM v části Automaticky zaznamenávat události.

E-mailová komunikace

Zatržením této volby dojde k vytvoření nové události při každém založení nebo odeslání e-mailu.

Komunikace přes datové schránky

Tato volba umožní automaticky zaznamenávat komunikaci přes datové schránky do agendy Události.

Záznamy v insolvenčním rejstříku

Tato volba vytvoří událost pokaždé, když bude nalezen záznam v insolvenčním rejstříku.

Skype komunikace

Díky této volbě budou zaznamenávány události k veškeré komunikaci prostřednictvím programu Skype, kterou zahájíte z programu POHODA.