Využíváme cookies pro zajištění snadnějšího použití našich webových stránek. Pokračováním v prohlížení webu předpokládáme, že s tím souhlasíte. Rozumím Více informací

4.1 Firemní adresy

U dodací adresy můžete evidovat telefon a e-mail. Zadané údaje se budou přenášet automaticky s dodací adresou.

Adresu firmy vložíte klávesou INSERT nebo stiskem tlačítka PU8_ikona_Novy_zaznam.png na nástrojové liště. Na následujících řádcích vám popíšeme pouze některá pole formuláře, přičemž podrobnou nápovědu ke všem dalším získáte stiskem klávesové zkratky CTRL+F1 v příslušném poli.

119Adresar.png

Část pro evidenci adresy má dvě záložky. Do záložky adresa vyplníte adresu sídla firmy. Jde o hlavní, resp. fakturační adresu. Druhá záložka je určena pro adresu dodací. Vyplňte ji jen v případě, že je odlišná od fakturační adresy. Uvést můžete libovolné množství dodacích adres. Ta, kterou označíte jako výchozí, se bude automaticky zobrazovat na této záložce. Vyplněná dodací adresa je ve formuláři indikována žlutou barvou záložky, takže se rychle zorientujete.

U právnické osoby se po vyplnění DIČ automaticky doplní IČ. Zapíšete-li nejprve IČ a předčíslí DIČ, program doplní DIČ.

Adresu nově zadávané firmy můžete automaticky vyplnit na základě IČ. Pro tuto funkčnost je nutné mít v agendě Globální nastavení v sekci CRM zatrženou volbu Načítání adres na základě IČ (ARES). Jakmile zadáte identifikační číslo (IČ) svého obchodního partnera do příslušného políčka s popisem IČ, POHODA nejprve zkontroluje platnost IČ a následně doplní automaticky údaje, které jsou u příslušné firmy v informačním systému ARES. Na základě DIČ se v Registru plátců DPH vyhledají zveřejněné bankovní účty. Prostřednictvím dialogového okna Zveřejněné účty ke vložení je možné bankovní účty přidat k adrese na záložku Bankovní účty. V případě, že volbu Načítání adres na základě IČ (ARES) v agendě Globální nastavení nemáte zatrženou, po vyplnění IČ u nového záznamu v Adresáři klikněte na PU4_ikona_IC.png. Tím vyvoláte Průvodce pro ověření IČ v IS ARES. POHODA zároveň odešle zadané IČ do systému ARES a na druhé straně průvodce se zobrazí příslušné údaje, které náleží k danému IČ. Údaje získané touto automatickou cestou můžete doplnit do konkrétního záznamu.

117_2.png

Pomocí informačního systému ARES můžete ověřit shodnost IČ s fakturační adresou, ale zde je samozřejmě nutné, aby údaje v sekci Adresa byly už zaznamenané. Klikněte na PU4_ikona_IC.png, resp. zvolte povel Ověřit IČ z nabídky Záznam. Zobrazí se Průvodce pro ověření IČ v IS ARES a na základě zadaného IČ bude ověřena existence příslušného ekonomického subjektu. V případě, že budete mít v programu POHODA rozdílné údaje, je možné na druhé straně průvodce provést aktualizaci podle informačního systému ARES.

Ověření v informačním systému ARES je možné provést též hromadně pro aktuálně vybrané adresy povelem Aktualizovat dle ARES…, který naleznete v nabídce Záznam.

120provodceProOvereniDIC.png

Pomocí elektronického systému VIES (VAT Information Exchange System) zase ověříte platnost DIČ přiděleného pro účely DPH v jednotlivých státech Evropské unie. Ověření DIČ je důležité především pro uplatnění správného daňového režimu při obchodování s partnery ze zemí EU. Kliknutím na PU4_ikona-DIC.png, resp. po zvolení povelu Záznam/Ověřit DIČ se zobrazí Průvodce pro ověření platnosti DIČ v IS VIES. Na druhé straně průvodce se ukáže výsledek ověření platnosti DIČ.

Pokud je v agendě Globální nastavení v sekci CRM zatržena volba Evidovat historii ověření DIČ prostřednictvím VIES, ukládají se záznamy o jednotlivých kontrolách v systému VIES do historie. Údaje z ní lze vyvolat povelem Historie ověření, který naleznete u příslušného DIČ po kliknutí na ikonu ikona_IE.png.

Ověření adresy v registru plátců DPH

Pomocí kontroly DIČ v registru plátců můžete ověřit, zda subjekt není nespolehlivým plátcem podle § 106a zákona o dani z přidané hodnoty, a také zda bankovní účet na záznamu je zveřejněn v registru plátců DPH. Ověření lze provádět automaticky po uložení dokladu v agendách Přijaté poptávky, Vydané poptávky, Vydané objednávky, Přijaté faktury, Přijaté zálohové faktury, Ostatní závazkyPříkazy k úhradě, a to pokud je v agendě Globální nastavení v sekci CRM zatržena volba Provádět kontrolu v registru plátců DPH po uložení dokladu. Kontrolu můžete spustit také ručně z výše uvedených agend a z agendy Adresář volbou Registr plátců DPH…, kterou zobrazíte kliknutím na ikonu ikona_IE.png u pole DIČ. Vyvoláním kontroly je možné nechat k adrese načíst bankovní účty, které má subjekt zveřejněné v registru plátců DPH. V průvodci k tomuto účelu slouží volba Přidat bankovní účty. Po jejím zatržení a ukončení průvodce se zobrazí dialogové okno Zveřejněné bankovní účty ke vložení. Z nich lze vybrat ty účty, které se mají přidat k adrese. V agendě Příkazy k úhradě se ruční kontrola v registru plátců DPH vyvolává povelem Registr plátců DPH… z nabídky Záznam.

Ověření adresy v insolvenčním rejstříku

V dokladových agendách umožňujících kontrolu adresy v insolvenčním rejstříku můžete tuto kontrolu provádět automaticky po každém uložení dokladu. Funkci aktivujete v agendě Globální nastavení/CRM zatržením volby Po uložení dokladu ověřit IČ v insolvenčním rejstříku.

Kliknutím na ikonu PU4_ikona_Overeni_adresy_v_insolvencnim_rejstriku.png, resp. povelem Záznam/Insolvenční rejstřík spustíte ověření adresy v insolvenčním rejstříku provozovaném Ministerstvem spravedlnosti ČR na serveru www.justice.cz. Pro správnou funkčnost je nezbytné, abyste měli u adresy správně vyplněné IČ, neboť ověření se provádí podle zadaného IČ. Pokud si chcete být skutečně jisti bezchybností zadávaného IČ, použijte funkci pro ověření IČ v systému ARES.

Jakmile dojde k ověření v insolvenčním rejstříku, zobrazí se jeho výsledek. Bude-li nalezen nějaký záznam, otevře se dialogové okno Ověření v insolvenčním rejstříku s upozorněním. Z něj můžete přes tlačítko Detaily přejít přímo na internetové stránky insolvenčního rejstříku, kde najdete detailní informace o vyhledaném subjektu.

Ověření adresy v insolvenčním rejstříku můžete provést také z agend Vydané nabídky, Přijaté objednávky, Vydané faktury, Vydané zálohové faktury, Ostatní pohledávkyVýdejky. Opět je nutné správně vyplnit pole IČ.

Informace k některým polím v části Obchodní údaje

Nastavení prodejní ceny k odběrateli je k dispozici v těch variantách programu, které obsahují sklady.

Svému odběrateli můžete prostřednictvím pole Cena přidělit jednu z cenových hladin, které máte zapsané v agendě Prodejní ceny. Při zápisu nového dokladu nejprve vložte příslušnou adresu z adresáře a teprve potom položky ze skladu. Zásoby se vyskladní v cenové hladině, kterou jste si u adresy odběratele sami uvedli. Svému odběrateli také můžete v poli Forma přiřadit specifickou formu úhrady, která se po vložení adresy do dokladu automaticky nastaví.

Chcete-li vždy vidět hlášení o výši pohledávek při vložení adresy, zadejte hodnotu 0 (nula).

Chcete-li, aby POHODA při vložení adresy do agend Vydané faktury, Ostatní pohledávkyPřijaté objednávky testovala, jestli nezaplacené pohledávky u odběratele nepřevyšují určenou částku, uveďte tolerovanou výši pohledávek odběratele do pole Kredit.

Každému odběrateli snadno přiřadíte i jiný počet dnů splatnosti faktur než ten, který je uveden v poli Splatnost pohledávek v sekci Pohledávky v agendě Globální nastavení. Při vložení adresy do faktury se nastaví datum splatnosti, a to přičtením počtu dnů uvedeného v poli Splatno k datu vystavení faktury. Stejně tak můžete u každého odběratele v poli Toler. splat. evidovat počet dnů, po které jste ochotni tolerovat, že dosud neuhradil vaši pohledávku po splatnosti.

Pole Zpráva využijete tehdy, pokud chcete při vložení adresy obchodního partnera do dokladu zobrazit nějaké upozornění.

U každého kontaktu můžete individuálně nastavovat předkontaci a členění DPH, které se přenesou spolu s adresou do přijaté nebo vydané faktury. Pro vyplnění těchto údajů slouží pole Předk. přij. faktury, Předk. vyd. fakturyČlenění DPH. Při vystavování faktur pro partnery, u kterých budou pole pro předkontaci a členění DPH prázdná, bude POHODA pracovat s hodnotami z uživatelského nastavení.

Účet nebo pokladna přiřazené u konkrétního kontaktu v agendě Adresář v poli Účet pro fakturaci se po přenosu adresy do dokladu vloží do pole Účet v agendách Vydané faktury, Vydané zálohové fakturyOstatní pohledávky. Zadaný účet vstoupí zároveň na tiskové sestavy Upomínky faktur v prodlení Upomínky faktur v cizí měně. Pokud toto pole zůstane prázdné, přebírají se hodnoty nastavené v agendě Uživatelské nastavení.

Do pole Odp. osoba můžete uvést pracovníka, který s konkrétní firmou komunikuje. Vybrat lze pracovníky zadané v agendě Odpovědné osoby. Na záložce Záznamy v agendě Odpovědné osoby uvidíte počet adres, ve kterých figuruje daná osoba. Kliknutím myší nebo povelem Otevřít po stisku pravého tlačítka myši nad daným záznamem se můžete přepnout do zdrojové agendy, kde rovnou uvidíte výběr dokladů vztahujících se k vybrané osobě.

Údaje předem vyplněné v polích Středisko, ČinnostZakázka se budou automaticky přenášet do dokladů spolu s adresou obchodního partnera. Nemusíte je proto vyplňovat u každého dokladu ručně. Tato pole se přenášejí taky do událostí vytvořených k dotyčné adrese.

Pro zadání kontaktních údajů, jako jsou telefonní čísla, fax, e-mail nebo internetová adresa, můžete využít ve formuláři agendy záložku Spojení, na záložce Ostatní můžete zase uvést Skype kontakt, ICQ číslo, GPS souřadnice a ID datové schrány obchodního partnera.

Vložení adresy do dokladu v jiné agendě

Výklopný seznam pro zrychlený výběr má omezenou kapacitu 100 záznamů. Pokud potřebujete vybírat z většího množství kontaktů, je lepší použít výběr přímo z adresáře.

Údaje o svých obchodních partnerech, které máte v agendě Adresář, snadno vložíte do dokladů v jiných agendách. Ve vybrané agendě v poli Firma stiskněte klávesu F4 (myší PU4_tlacitko_sipka_dolu.png) a rozbalí se seznam adres označených v adresáři tlačítky P1 (dodavatel), resp. P2 (odběratel). Chcete-li vybírat ze všech adres z agendy Adresář, stiskněte klávesu F5 (myší PU4_tlacitko_tri_tecky.png). Výběr požadované adresy potvrďte klávesou ENTER, případně zrušte klávesou ESC.

Při vložení adresy do odběratelských agend, tedy těch s dodací adresou (např. Vydané nabídky, Přijaté objednávky…), se kromě adresy sídla firmy vloží i dodací adresa (je-li vyplněna) a v tiskových sestavách bude pak uvedena v sekci Konečný příjemce. Pokud je u adresy vyplněno více dodacích adres, zobrazí se při jejím vložení do dokladu dialogové okno Dostupné dodací adresy, ve kterém si vyberete požadovanou dodací adresu. Pomocí vyhledávacího pole můžete automaticky filtrovat adresy obsahující zadávaný text.

124dodaci.png

Adresní klíče

Ideální struktura rozčlenění adres závisí na konkrétních potřebách každé firmy a nelze uvádět obecně platný návod.

Agenda Adresář je cennou a často využívanou databází v každodenní podnikatelské praxi. Jsou zde zanesené záznamy různých typů, které je nutné rozčlenit do kategorií. Tím si zajistíte rychlou práci s adresářem a významně ušetříte svůj čas.

Adresář obsahuje pole a nástroje pro efektivní organizaci adres:

  • Pole Skupiny Klíče jsou určena pro zápis libovolného počtu textových klíčů.
  • Šest voleb logických klíčů (P1–P6), které můžete pojmenovat v sekci Adresář v agendě Globální nastavení.

120_2.png

K hromadné úpravě klíčů můžete použít funkci Upravit vše… z nabídky Záznam/Editace, pokud můžete používat administrátorské funkce.

Použití těchto polí a logických klíčů je značně variabilní. Všechny možnosti, které jejich používání nabízí, oceníte hlavně v případě, je-li váš adresář obsáhlý a skupiny obchodních partnerů a zákazníků značně pestré.

Výběr textových klíčů a skupin

Dialogové okno pro výběr skupin, resp. logických klíčů, a jejich přiřazení k aktuální adrese snadno vyvoláte stiskem klávesy F5 (myší PU4_tlacitko_tri_tecky.png ) v poli Skupiny, resp. Klíče.

Často používané Skupiny Klíče je dobré zařadit do seznamu, který je součástí databáze programu POHODA. Kromě těchto předem definovaných skupin můžete do téhož pole adresáře ručně zapisovat ty skupiny nebo klíče, které v seznamu obsažené nejsou. Tlačítko PU4_ikona_zarazeni.png zařadí všechny takové skupiny do seznamu hlavních skupin, který pak vyvoláte stiskem tlačítka Seznam.

Editační pole dialogového okna Skupiny zobrazuje nejdříve obsah pole Skupiny v adresáři, které můžete doplnit ručně, nebo můžete využít možnosti zatržení jedné či více dostupných skupin. Stiskem tlačítka OK přenesete zařazené skupiny do svého adresáře.