STORMWARE
Objednávky
Zásady ochrany osobních údajů
Prohlášení o ochraně osobních údajů
V souladu s poskytováním našich produktů a služeb nakládáme s některými vašimi osobními údaji. Uvědomujeme si důležitost jejich ochrany, proto při jejich zpracování postupujeme zodpovědně a výhradně v souladu s platnou legislativou.
V souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, dále jen „Nařízení“) bychom vás rádi informovali o tom,
- jaké osobní údaje shromažďujeme,
- k jakým účelům osobní údaje využíváme,
- zda a komu je poskytujeme,
- jaká práva máte v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů,
- jakým způsobem tato práva u nás můžete uplatnit.
1. Naše kontaktní údaje v záležitostech ochrany osobních údajů
2. Jaké osobní údaje zpracováváme?
2.1. Osoby, které s námi uzavřely licenční nebo jinou smlouvu
2.1.1 V případě, že jste s námi uzavřeli licenční nebo jinou smlouvu, na základě které užíváte naše softwarové produkty (např. software POHODA, PAMICA, TAX, dále viz naše produkty: https://www.stormware.cz/produkty/), zpracováváme následující kategorie osobních údajů, které jste nám sdělili při uzavírání smlouvy:
a) identifikační údaje (jméno a příjmení, případně firmu, IČ, DIČ, námi vytvořené ID, které vám přidělíme),
b) adresné údaje (zejména adresa místa trvalého pobytu nebo místa podnikání, kraj, vaše e-mailová adresa, telefon a případně i adresa vašich internetových stránek),
c) popisné údaje (zejména akademický titul u jména),
d) případné záznamy v insolvenčním rejstříku a v registru plátců DPH.
2.2. Koncoví uživatelé našich produktů
2.2.1 V případě, že jste koncovými uživateli některého z našich produktů (tedy pokud ho používáte při své práci), zpracováváme následující kategorie osobních údajů, které jste nám sdělili:
a) identifikační údaje (jméno a příjmení).
b) adresné údaje (zejména adresa místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí, e-mailová adresa).
c) popisné (zejména pracovní zařazení, akademický titul).
d) síťové identifikátory zasílané na aktivační server pro ověření licence (ID instalačního čísla, identifikátor počítače, identifikátor sítě, organizace, uživatel, název počítače, jméno uživatele systému Windows, jméno uživatele programu).
2.3. Zájemci o naše softwarové produkty a služby
2.3.1 V případě, že jste zájemcem o naše produkty či služby, zpracováváme následující kategorie osobních údajů, které jste nám sdělili:
a) identifikační údaje (jméno a příjmení),
b) adresné údaje (zejména adresa místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí, e-mailová adresa, telefon).
2.4. Zdroj osobních údajů
2.4.1 Osobní údaje získáváme přímo od vás, pokud jste osobou, která s námi uzavřela licenční nebo jinou smlouvu.
2.4.2 Zdrojem osobních údajů koncových uživatelů mohou být zejména:
a) zaměstnavatelé těchto koncových uživatelů nebo
b) naši obchodní partneři, kteří vám nebo vašemu zaměstnavateli zprostředkovali uzavření licenční nebo jiné smlouvy s námi a případně pomohli s registrací softwarového produktu, který nyní užíváte.
3. Právní základ zpracování osobních údajů, způsob a účel zpracování
Vaše osobní údaje jsme oprávněni i bez vašeho souhlasu zpracovávat:
- v rozsahu nezbytném pro splnění licenční nebo jiné smlouvy uzavřené s vámi,
- v rozsahu nezbytném pro splnění právní povinnosti, kterou nám ukládá právní předpis, např. zákon,
- v rozsahu nezbytném ke komunikaci s našimi uživateli,
- v rozsahu nezbytném k ochraně našich oprávněných zájmů – přímý marketing,
- v rozsahu nezbytném k ochraně našich oprávněných zájmů – ověření platnosti licence.
Dále uvádíme podrobnější informace o jednotlivých právních základech pro zpracování osobních údajů:
3.1. Zpracování pro splnění smlouvy, kterou jste s námi uzavřeli
3.1.1 Osobní údaje zpracováváme rovněž za účelem uzavření a splnění licenční nebo jiné smlouvy, kterou jste s námi uzavřeli ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.
3.1.2 Jste-li fyzickou osobou – podnikatelem vystupující jako tzv. vlastník licence, zpracováváme vaše osobní údaje za účelem uzavření smlouvy, dále za účelem komunikace s vámi a plnění našich smluvních povinností, které se vztahují k příslušnému softwarovému produktu (např. za účelem telefonické konzultace požadavku na licenci, žádosti, reklamace, potvrzení provedeného servisního zásahu).
3.2. Zpracování pro splnění právní povinnosti, kterou nám ukládá právní předpis
3.2.1 Vystavujeme účetní a daňové doklady, které jsme povinni uchovávat a archivovat po dobu stanovenou právními předpisy, zejména zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.), zákonem o daních z příjmů (586/1992 Sb.) a zákonem o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.).
3.2.2 Zpracování osobních údajů popsaných výše provádíme za účelem plnění našich zákonných povinností, ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení.
3.3. Naše oprávněné zájmy pro účely komunikace s našimi uživateli
3.3.1 Jste-li koncovým uživatelem, který vystupuje jako zástupce vlastníka licence, typicky jste-li zaměstnancem vlastníka licence a vystupujete jako kontaktní osoba v záležitostech licenční smlouvy nebo jste-li členem statutárního orgánu, zpracováváme vaše osobní údaje za účelem komunikace s vlastníkem licence, případně za účelem komunikace s vámi, zpravidla ohledně uzavření smlouvy s vlastníkem licence, plnění našich smluvních povinností a v záležitostech zákaznické podpory, zejména při řešení případných reklamací nebo požadavků. Takové zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení, neboť jinak bychom nebyli schopni plnit své smluvní povinnosti vůči vlastníkům licencí našich softwarových produktů.
3.4. Naše oprávněné zájmy pro výkon přímého marketingu
3.4.1 Na vaši e-mailovou adresu, kterou jste nám poskytli v souvislosti s registrací softwarového produktu, můžeme posílat obchodní sdělení, pouze však s nabídkou našich souvisejících produktů a služeb. Takto udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat pomocí tlačítka v zaslaném e-mailu nebo prostřednictvím administračního rozhraní vašeho uživatelského účtu, a to bezúplatně a bez jakýchkoliv sankcí. Toto považujeme za nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů. Možnost odmítnout zasílání obchodních sdělení máte také již při první registraci.
3.5. Naše oprávněné zájmy na ověření platnosti licence
3.5.1 Za účelem ověření platnosti vaší licence zasíláme síťové identifikátory na náš aktivační server. Toto je nezbytné pro účel oprávněného zájmu na ochraně našeho duševního vlastnictví.
Pouze na základě vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů zpracováváme vaše osobní údaje:
- v případě udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů,
- v souvislosti s užíváním cookies nebo síťových identifikátorů.
3.6. Souhlas se zpracováním osobních údajů
3.6.1 Na základě vámi uděleného souhlasu jsme oprávněni zpracovávat osobní údaje v rozsahu, v jakém jste nám je poskytli prostřednictvím tištěného formuláře, formuláře umístěného na webových stránkách společnosti STORMWARE nebo prostřednictvím našich sociálních sítích (Facebook, Instagram, Linkedin).
3.6.2 Účelem zpracování je možnost informovat vás elektronickou cestou nebo telefonicky o novinkách ze světa STORMWARE Office, o našich nových akcích nebo službách, případně umožnit účast při soutěži pořádané správcem OÚ.
3.7. Cookies a údaje o návštěvě webových stránek provozovaných společností STORMWARE s.r.o.
3.7.1 Webové stránky STORMWARE a online služby s nimi spojené mohou za účelem optimalizace služeb využívat tzv. cookies.
3.7.2 Cookie je malý soubor skládající se obvykle z písmen a číslic, který Provozovatel prostřednictvím internetového serveru posílá do souboru cookie prohlížeče na pevném disku počítače návštěvníka webu. Na základě této skutečnosti dojde k rozpoznání zařízení návštěvníka webu při opětovné návštěvě, a to jakmile dojde ke spojení mezi internetovým serverem provozovatele webu a internetovým prohlížečem.
3.7.3 Cookies využíváme za účelem úspory vašeho času. Soubor cookie si uloží vaše preference při procházení webu nebo v případě, že si přizpůsobíte webovou stránku svým individuálním potřebám. Při následujících návštěvách je webu připomene a nabídne vám tak prostředí, na které jste byli dle svých posledních návštěv zvyklí; mohou se načíst i dříve zadané informace, např. automaticky předvyplnit přihlašovací údaje. To vše vám podstatně zjednoduší proces zobrazování relevantního obsahu, usnadní navigaci na webu atd. Pokud odstraníte všechny soubory cookies, musíte předvolby pro náš web nastavit znovu. Přejdete-li na jiné zařízení nebo prohlížeč, rovněž nám budete muset své předvolby sdělit znovu.
3.7.4 Tyto údaje využíváme dále také pro statistické a marketingové účely a zpracování ve službách Google Ads, Google Analytics a Sklik. Tyto soubory cookies slouží ke shromažďování informací o tom, jakým způsobem návštěvníci naše stránky využívají a jak je efektivní naše reklama.
3.7.5 Data se shromažďují anonymně a generují se z nich zejména sestavy s informacemi: (i) datum a čas vašeho vstupu na naše stránky; (ii) kolik a jaké stránky jste navštívili a kolik jste na nich strávili času; (iii) název vaší internetové domény; internetový prohlížeč, který používáte, a operační systém vašeho počítače; (iv) internetová stránka, z níž jste byli odkázáni na web.
3.7.6 STORMWARE na svých webových stránkách používá dva druhy cookies, a to (i) dočasné soubory cookies (session cookies), které se ukládají do souboru cookie vašeho prohlížeče do doby, než ukončíte práci s prohlížečem, a (ii) trvalé soubory cookies (tracking cookies), které slouží pro vaši snadnější a pohodlnější orientaci na webu a zůstávají uloženy ve vašem prohlížeči mnohem déle (délka nastavení závisí na volbě nastavení internetového prohlížeče). Tyto permanentní cookies umožňují přesun informací na internetový server při každé návštěvě stránek. Bez ohledu na způsob použití však soubory cookies neshromažďují osobní určitelné identifikační údaje. Tyto údaje se uchovávají v souborech cookies ve vašem počítači a jsou anonymizovány. Ze žádného z těchto údajů nelze jednoznačně určit vaši identitu.
3.7.7 STORMWARE na webu provozuje:
- technické soubory cookies, které jsou v souladu Směrnice Evropského parlamentu, tzv. e-Privacy Directive a z. č. 127/2005 Sb v aktuálním znění nepostradatelné pro funkčnost webu a nelze je tak odmítnout, bez nich by naše stránky nefungovaly správně. Nastavení vašeho prohlížeče můžete podle potřeby upravit tak, aby soubory cookies odmítal. Jestliže tak učiníte, nebudete pravděpodobně moci plně využívat interaktivní funkce webů STORMWARE.
- statistické soubory cookies, díky kterým jsme schopni zjistit, jak návštěvníci používají naše webové stránky, tj. například odkud k nám přichází, na co klikají, jak dlouho si webové stránky prohlíží apod. Údaje jsou zcela anonymní a jejich platnost je 2 roky. Díky těmto informacím můžeme naše stránky vylepšovat, aby pro vás byly co nejvíce uživatelsky přívětivé. Tento typ cookies zpracováváme na základě vámi uděleného souhlasu, který můžete kdykoli odvolat přes volbu Změna nastavení cookies.
- marketingové soubory cookies, díky kterým můžeme měřit efektivitu reklamy. Víme, zda návštěvníci na konkrétní reklamu klikají, a můžeme tak vyhodnotit, zda je tato kampaň úspěšná a pro návštěvníky užitečná. Tento typ cookies zpracováváme na základě vámi uděleného souhlasu. Tento typ cookies zpracováváme na základě vámi uděleného souhlasu, který můžete kdykoli odvolat přes volbu Změna nastavení cookies.
3.7.8 Nastavení cookies na webu STORMWARE si můžete kdykoliv přizpůsobit vlastním potřebám.
4. Doba uložení osobních údajů
5. Komu poskytujeme vaše osobní údaje
6. Předávání osobních údajů do třetích zemí
7. Vaše práva v souvislosti s tím, že zpracováváme vaše osobní údaje
7.1. Vaše osobní údaje zpracováváme korektním a transparentním způsobem, v souladu s právními předpisy. Dále uvádíme vaše práva, která vám vznikla v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů.
7.2. Právo na přístup k osobním údajům
7.2.1 Máte právo na přístup k osobním údajům týkajících se vás jako tzv. subjektu údajů. Dále máte právo získat od nás potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou, či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo vyžádat si kopii těchto osobních údajů.
7.2.2 Případné kopie osobních údajů vám mohou být poskytnuty elektronicky ve formě, která se běžně užívá. Za účelem ověření totožnosti osoby požadující přístup k osobním údajům musíme trvat na opatřeních uvedených v čl. 8.1.2 a 8.1.3 tohoto dokumentu.
7.3. Právo na opravu osobních údajů
7.3.1 Pokud se domníváte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo nás požádat o jejich opravu nebo doplnění.
7.4. Právo na výmaz („právo být zapomenut“)
7.4.1 Máte právo požadovat, abychom bez zbytečného odkladu vymazali osobní údaje, které se vás týkají, avšak pouze je-li dán kterýkoliv z dále uvedených důvodů:
- osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovávány (viz jednotlivé účely zpracování uvedené v kapitole 3);
- odvolal/odvolala jste vámi udělený souhlas, na základě kterého byly osobní údaje zpracovány, a současně neexistuje žádný další právní důvod zpracování (např. naše povinnost zpracovávat tyto osobní údaje způsobem uloženým nám právním předpisem),
- vznesl/vznesla jste námitky proti zpracování dle čl. 7.6 a vyšlo najevo, že na naší straně neexistují žádné dostatečné oprávněné zájmy, pro které bychom měli právo tyto osobní údaje zpracovávat,
- osobní údaje byly zpracovány protiprávně,
- osobní údaje musí být vymazány pro splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje,
- osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti dle čl. 8 odst. 1 Nařízení.
7.4.2 My jsme následně povinni osobní údaje, které se vás týkají, skutečně vymazat, existují však výjimky stanovené právními předpisy. Pokud se taková výjimka vztahuje i na vaši žádost o výmaz osobních údajů, sdělíme vám to způsobem uvedeným v čl. 8.3.
7.5. Právo na omezení zpracování
7.5.1 Máte právo na omezení zpracování, a to v kterémkoliv z následujících případů:
- pokud popíráte přesnost osobních údajů (ovšem v takovém případě doporučujeme spíše využít právo na jejich opravu dle čl. 7.3),
- je zpracování osobních údajů protiprávní, ale odmítáte výmaz takových osobních údajů,
- pokud nás požádáte, můžeme vaše vybrané osobní údaje zpracovávat i poté, co nejsou potřebné k účelu, pro který jste nám je poskytli (např. v souvislosti s uplatněním nároku u soudu, k němuž námi zpracovávané osobní údaje potřebujete),
- vznesli jste námitku proti zpracování, přičemž není zřejmé, zda náš oprávněný zájem převažuje nad vašimi oprávněnými zájmy.
7.6. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se vás týkají
7.6.1 Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se vás týkají, a to tehdy, pokud zpracováváme osobní údaje na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení, tedy z důvodu našich oprávněných zájmů. Takto odůvodňujeme zpracování vašich osobních údajů v souvislosti s komunikací (viz čl. 3.3), přímým marketingem (viz čl. 3.4) a ověřením platnosti licence (viz čl. 3.5).
7.6.2 Námitka proti zpracování pro účely přímého marketingu v praxi znamená, že můžete vznést námitku proti zasílání obchodních sděleních a my vám je nadále zasílat nebudeme. Tohoto však můžete dosáhnout i jednodušší cestou, když se prostřednictvím svého uživatelského účtu nebo prostřednictvím tlačítka v doručeném obchodním sdělení jednoduše odhlásíte z odběru obchodních sdělení.
7.7. Právo na přenositelnost osobních údajů
7.7.1 Máte právo získat osobní údaje, které se vás týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně právo předat tyto údaje jinému subjektu, aniž bychom vám v tom bránili.
7.7.2 Máte rovněž právo požádat nás o předání svých osobních údajů jinému subjektu, který vystupuje v roli tzv. správce osobních údajů, jestliže to však bude technicky proveditelné.
7.8. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
7.8.1 Pokud jste nám poskytli souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely, které takový souhlas vyžadují, máte právo kdykoliv tento souhlas odvolat.
7.9. Právo podat stížnost u dozorového úřadu
7.9.1 Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, a to v případě, že se domníváte, že zpracováním osobních údajů dochází k porušení právních předpisů. Stížnost můžete podat u dozorového úřadu, kterým je:
Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ)
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha
8. Jak můžete uplatnit svá práva uvedená v článku 7
8.1. Jak právo uplatnit
8.1.1 Svá práva na ochranu osobních údajů můžete uplatnit písemně nebo elektronicky, a to na adrese uvedené v čl. 1.1.
8.1.2 Upozorňujeme na to, že za účelem ověření vaší totožnosti budeme brát zřetel pouze na žádost, kterou jste:
a) odeslali doporučeným dopisem nebo
b) odeslali z e-mailové adresy, která je u daného softwarového produktu evidována přímo na vaši osobu, přičemž současně budete požádáni o to, abyste nám sdělili své zákaznické ID (šestimístný kód, který jsme vám přidělili).
8.1.3 V případě uživatele, kterému není přidělováno zákaznické ID (např. uživatel aplikace mPOHODA, uživatel programu POHODA Start aj.), budeme v případě žádosti obdržené e-mailem trvat na tom, abyste žádost odeslali z e-mailové adresy, která je u daného softwarového produktu evidována přímo na vaši osobu.
8.1.4 V případě důvodných pochybností o totožnosti žádajícího jsme dle čl. 12 odst. 6 Nařízení oprávněni požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti žadatele. Opatření k ověření totožnosti žádajícího jsme zavedli pro zvýšení bezpečnosti všech našich zákazníků, abychom předcházeli riziku zpřístupnění osobních údajů neoprávněné osobě. Tím chráníme i vaše osobní údaje.
8.1.5 Upozorňujeme, že s ohledem na množství došlé pošty i elektronické komunikace nemůžeme včas reagovat na podání, žádosti či námitky, které nám byly doručeny jiným způsobem (zejména na jiné e-mailové adresy). Práva dle čl. 7 nelze uplatnit telefonicky či ústně.
8.2. Obsah žádosti či námitky
8.2.1 Ve své žádosti, námitce či jiném podání týkajícího se vašich práv na ochranu osobních údajů prosím uveďte následující:
- svoji totožnost a vlastníka licence daného softwarového produktu,
- specifikujte, jaké právo uplatňujete (můžete odkazovat i na číslo článku v tomto dokumentu).
8.3. Informace o vyřízení žádostí či námitek a přijatých opatřeních
8.3.1 Na vaše žádosti, námitky a jiná podání dle čl. 7 budeme reagovat co nejrychleji, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení vaší žádosti či námitky vás budeme informovat o přijatých opatřeních nebo o tom, proč jsme vaší žádosti či námitce nevyhověli. Bude-li vyřízení zvlášť složité nebo obdržíme-li vysoký počet žádostí, můžeme uvedenou lhůtu prodloužit až o dva měsíce, o čemž vás musíme informovat již během prvního měsíce a uvést důvody pro odklad.
8.3.2 Pokud vaší žádosti nebo námitce nevyhovíme, musíme uvést důvod. Pokud s námi přesto nebudete souhlasit, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu i na způsob, jakým jsme vaši žádost či námitku vyřídili. Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů, kontaktní údaje jsou uvedeny v čl. 7.9.1.
8.4. Bezplatnost poskytnutí informací a vyřízení žádostí, podání či námitek ohledně nakládání s osobními údaji
8.4.1 Jsme povinni sdělit vám informace o způsobu zpracování vašich osobních údajů bezplatně. Rovněž vaše žádosti, podání a námitky jsme povinni vyřídit bezplatně.
8.4.2 Podle čl. 12 odst. 5 Nařízení jsme však oprávněni uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů, pouze však v případě, kdy jde o zjevně žádost nedůvodnou nebo nepřiměřenou, zejména v případě opakovaných žádostí. V uvedených případech jsme oprávněni odmítnout žádosti vyhovět.