Bezhotovostně vs. „cash“ – jakou formu úhrady faktury zvolit?

STORMWARE s.r.o. / 25. 06. 2021

Při zakládání faktury bychom neměli zapomenout uvést způsob, jakým má být uhrazena. V praxi se můžeme setkat s nejrůznějšími formami úhrad, přičemž nejčastěji rozlišujeme platby hotovostní a bezhotovostní. Pojďme si přiblížit některá jejich specifika.

Forma úhrady není povinnou náležitostí faktur, ale preferujete-li určitý způsob platby, pak byste tento údaj určitě neměli opomenout. Při zakládání dokladu v aplikaci mPOHODA k tomu využijete výklopný seznam. Zde máte na výběr z několika předdefinovaných forem úhrad, například zápočtem, dobírkou, zálohovou fakturou a samozřejmě i převodem, platební kartou a v hotovosti. Tento seznam si navíc můžete ještě více přizpůsobit potřebám vašeho podnikání, například ho rozšířit o novou formu úhrady, změnit nastavení stávající nebo si je synchronizací rovnou přenést z programu POHODA.

Při založení dokladu mPOHODA automaticky předvyplní formu úhrady podle nastavení v agendě Nastavení dokladů, resp. podle formy úhrady uvedené u příslušného odběratele v adresáři.

1) Hotovostní platební styk a jeho specifika

Platba v hotovosti patří mezi nejstarší a dodnes nejpoužívanější způsoby úhrad. Spousta obchodníků i kupujících tuto formu upřednostňuje před bezhotovostním stykem, a to zejména pro její všestrannost – ne všichni prodejci umožňují platby kartou, zato hotovost obvykle přijmou bez problémů. Platba převodem navíc představuje pro dodavatele riziko, že odběratel zaplatí opožděně, nebo dokonce vůbec, a na scéně se pak objevují upomínky. Na platby v hotovosti se však vztahují některá důležitá pravidla.

Omezení plateb v hotovosti

Hotovostní platební styk v ČR podléhá zákonu č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti. Ten stanovuje maximální hranici pro uskutečnění hotovostní platby mezi jedním příjemcem a jedním platícím v průběhu jednoho kalendářního dne (§ 4). Účelem je omezit daňové úniky a působit proti legalizaci výnosů z trestné činnosti. Pro rok 2021 činí rozhodná částka 270 000 Kč a úhrady nad tuto hranici je nutné provést bezhotovostně. Přijímáte-li hotovost v cizí měně, musíte ji přepočítat na české koruny směnným kurzem devizového trhu vyhlášeným ČNB a platným ke dni uskutečnění platby. Porušením zákona o omezení plateb v hotovosti se fyzické i právnické osoby vystavují riziku vysokých sankcí.

Povinnost vystavit zákazníkovi účtenku

Pokud vás zákazník požádá o vystavení účtenky (resp. daňového dokladu či dokladu o koupi), musíte mu podle zákona vyhovět. Aplikaci mPOHODA si přitom můžete pohodlně napojit na mobilní tiskárnu a účtenky tisknout i odkudkoliv v terénu. Podívejte se na seznam podporovaných tiskáren v našem PDF návodu.

2) Bezhotovostní platební styk a jeho specifika

Bezhotovostní platby zažívají v poslední době nebývalý rozmach jak mezi obchodníky, tak spotřebiteli. Patří sem především bankovní převody a oblíbené úhrady prostřednictvím platebních karet.

Převody na bankovní účet

Na rozdíl od hotovostních plateb neexistují u bankovních převodů žádné limity celkově přijímané částky. Odesílatel jen musí mít na účtu dostatečný disponibilní obnos. Požadujete-li, aby odběratel uhradil fakturovanou částku převodem, nezapomeňte na faktuře uvést také číslo bankovního účtu. V mPohodě si své bankovní spojení nastavíte hned při zakládání firmy v aplikaci.

Čím dál častěji se setkáváme i s rychlou úhradou pomocí QR kódu, který se tiskne přímo na fakturu. Po naskenování QR kódu se v účetním systému odběratele (podporujícím takové načítání) vytvoří přijatá faktura. Kód QR Platba+F navíc obsahuje kromě údajů o samotném dokladu také údaje pro vytvoření platebního příkazu. Načtením takového QR kódu v aplikaci pro internetové bankovnictví na mobilním zařízení se příkaz k úhradě vyplní údaji z vydané faktury, takže ho pak stačí jen zkontrolovat, potvrdit a odeslat do banky. ?Kód QR Platba+F se vygeneruje pouze pokud je na faktuře uveden účet ve formátu IBAN, forma úhrady je typu Převodem a faktura není ještě plně uhrazena. Aplikace mPOHODA tisk QR kódu na vystavenou fakturu podporuje.

Kód QR Platba+F vkládá mPOHODA také do e-mailu při odesílání vydané nebo zálohové faktury. Při odeslání dokumentu z webového rozhraní nebo mobilní aplikace se systémem iOS je součástí těla e-mailu. Při odeslání z mobilní aplikace se systémem Android je QR kód vložen jako příloha e-mailu.

Jak dlouho trvá připsání částky na účet? >

Díky zavedení tzv. okamžitých plateb umožňuje v současnosti řada bankovních ústavů v ČR převody peněz v české měně v režimu 24/7. Příjemce navíc může takovou platbu obdržet už za pár vteřin od jejího zadání odesílatelem. Maximální dobu převodu peněz pak definuje zákon č. 370/2017 Sb., o platebním styku:

Probíhá-li převod peněz mezi různými bankami, příjemce je musí mít na účtu nejpozději do konce pracovního dne následujícího po dni přijetí platebního příkazu (§ 169).
Probíhá-li převod peněz v rámci stejné banky v ČR a v české měně, částka musí být příjemci připsána na účet nejpozději na konci dne, v němž nastal okamžik přijetí příkazu (§ 171).

Platby kreditní či debetní kartou, chytrým telefonem či hodinkami

Na možnost platit kartou si zákazníci již zvykli a často to považují za samozřejmost. V poslední době ale za pozornost určitě stojí také nárůst plateb pomocí mobilního telefonu, příp. chytrými hodinkami. Stačí nahrát platební kartu do speciální mobilní aplikace, nejčastěji Google Pay či Apple Pay, a mobil pak jen přiložit k bezkontaktnímu terminálu stejně jako běžnou platební kartu.

S bezhotovostní úhradou vám pomůže také aplikace mPOHODA – platby přijímané od zákazníků můžete odesílat hned na několik vybraných platebních terminálů.

Jak vám mPOHODA dále pomůže s úhradami faktur?

Jak se vyhnout čekání na platbu? Abyste měli jistotu, že za svůj produkt dostanete zaplaceno, vystavte odběrateli v aplikaci mPOHODA zálohovou fakturu.

Jak zadat úhradu v aplikaci mPOHODA? Úhradu vydané faktury můžete v aplikaci mPOHODA zadat hned několika způsoby. Všechny si je rozebereme v rámci našeho seriálu.

Jak postupovat při neuhrazení faktury? V praxi se často stává, že se odběratelé dostávají do prodlení s platbou za vystavenou fakturu a vám nezbývá nic jiného než jim zasílat výzvy k zaplacení. V takovém případě se vám bude určitě hodit možnost vystavení upomínek a jejich hromadného odeslání e-mailem.