Novou účetní jednotku založíte v agendě Účetní jednotky standardním způsobem, který je popsaný v Příručce uživatele.
Před použitím této funkce se ujistěte, že postupujete v souladu s platnou legislativou.
Pokud je potřeba, proveďte před jejím prvním uložením změnu účetního období prostřednictvím povelu Účetní období… z nabídky Záznam. Podle aktuálně platné legislativy je účetním obdobím kalendářní nebo hospodářský rok.
- Kalendářní rok je období od 1. 1. do 31. 12. daného roku. V případě založení firmy v průběhu roku změňte začátek období podle potřeby.
- Hospodářský rok je účetní období, které může začínat pouze prvním dnem jiného měsíce, než je leden. Účetní období, které bezprostředně předchází změně účetního období, může být kratší nebo i delší než uvedených 12 měsíců. Účetní jednotka musí změnu nahlásit a písemně zdůvodnit správci daně. Důvodem může být např. školní rok, sezónní práce atd.
Při výpočtu daňových odpisů v nové účetní jednotce, kterou jste do programu POHODA založili v kalendářním, resp. hospodářském roce, program předpokládá, že v minulosti trval pravidelný kalendářní, resp. hospodářský rok. Historie účetních období je ovšem ve většině případů jiná, což může mít za následek nesprávný výpočet daňových odpisů.
Pokud předchozí období bylo po sobě jdoucích 12 měsíců, nemusíte období pro správný výpočet odpisů vyplňovat a výpočet odpisů bude správný. V jiných případech, zejména byl-li majetek pořízen v minulosti a není ještě plně odepsán, je nutné na třetí straně průvodce Účetní období vyplnit všechny předchozí roky, které do výpočtu odpisů zasahují.
Po založení účetní jednotky provedete nastavení, které podrobně popisuje Příručka uživatele v části Jak postupovat při nastavení programu. Doporučujeme, abyste se zaměřili na správné nastavení sekcí Doklady, Zaúčtování, Platby, Daně, Pohledávky a Závazky v agendě Globální nastavení.
Rádi bychom upozornili na možnost zaznamenávat a vést evidenci oprav dokladů tak, jak ukládá zákon o účetnictví. Aby bylo možné zjistit obsah opravovaného záznamu před opravou, zatrhněte volbu Evidovat historii změn v sekci Historie v agendě Globální nastavení.
Následně proveďte výběr agend, u kterých chcete sledovat historii změn záznamů, a to zatržením volby Zapnuto. Záložka Historie záznamu se zpřístupní v těch agendách, kde zatrhnete volbu Záložka. Pokud tak neučiníte, uživatelé u vybraných agend záložku neuvidí, ale historie se bude dál na pozadí zaznamenávat. Tuto záložku bude mít i přesto zobrazenou uživatel, který má přiřazenou administrátorskou funkci Zobrazit záložku Historie nebo je administrátorem programu POHODA.
Přehled všech změněných a smazaných záznamů dle agend a uživatelů získáte v agendě Přehled historie záznamů z nabídky Soubor.
Jednotlivé historické verze dokladů najdete v agendě Historie záznamu. Otevřete ji prostřednictvím ikony Otevřít výběr změněných, kterou naleznete na záložce Historie záznamu v jednotlivých agendách zaznamenávajících historii změn. Agenda Historie záznamu obsahuje taky veškeré smazané doklady.
Po založení nové účetní jednotky si sestavte podle účtové osnovy účtový rozvrh, který obsahuje jen ta čísla a názvy syntetických i analytických účtů, na které budete během účetního období zachycovat své účetní případy. V systému POHODA můžete účtový rozvrh sestavit v agendě Účtová osnova z nabídky Účetnictví. V ní nejdříve doplňte potřebné analytické účty. Vyberte syntetický účet, k němuž chcete analytický účet vytvořit. Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+K nebo zvolte povel Kopírovat z hlavní nabídky Záznam/Editace a upravte číslo a název účtu podle potřeby.
Správné doplnění řádků rozvahy a výsledovky si můžete ověřit prostřednictvím tiskové sestavy Kontrola řádků výkazů, která zobrazí informace o účtech, u nichž nejsou řádky výkazů zadány podle doporučené definice.
Pokud analytický účet založíte nikoliv kopírováním, ale ručně jako nový záznam, je nutné, abyste správně doplnili řádky rozvahy nebo výsledovky a další parametry pro tiskové sestavy. Zatrhněte pole Účet se používá, které následně využijete pro vytištění účtového rozvrhu. Pomocí povelu Použité účty z nabídky Záznam můžete hromadně zaškrtnout pole Účet se používá (sloupec Použito v tabulce agendy) u všech účtů v agendě Účtová osnova, na které bylo účtováno v jednotlivých agendách. Volitelně lze zaškrtnout i účty použité pouze v předkontacích.
Jakmile máte všechny účty doplněné a upravené, vyberte pomocí filtrování podle sloupce Použito ty, které se používají, a vytiskněte sestavu Účtová osnova. Tímto způsobem získáte svůj účtový rozvrh.
Po sestavení účtového rozvrhu nadefinujte předkontace, které budete používat v jednotlivých agendách.
V agendách Hotovostní pokladny a Bankovní účty, které otevřete z nabídky Nastavení, zadejte všechny potřebné údaje, a pokud je třeba, i analytické členění pro účtování pokladních a bankovních dokladů.
Po provedení všech kroků můžete otevřít účetní knihy v agendě Počáteční stavy účtů. Po doplnění počátečních stavů všech účtů můžete z agendy Účetní deník vytisknout zahajovací rozvahu (použijte například tiskovou sestavu Rozvaha).
Pokud je aktivováno používání cizích měn, tak je možné počáteční (výchozí) stavy účtů vyplnit v cizí měně. Toho využijte v případě, že chcete evidovat stav vybraného účtu v cizí měně.
Upozorňujeme, že zavedení počátečních stavů banky a pokladny musíte provést v těchto agendách:
- Počáteční stavy účtů – Zde provedete otevření účtů pokladen a bankovních účtů 211 a 221 pomocí účtu 701.
- Banka a Pokladna – První příjmový doklad zavedete do agend Banka a Pokladna. Doklad bude znít na částku uvedenou v agendě Počáteční stavy účtů. Dále k tomuto dokladu přiřadíte předkontaci Bez a členění DPH UN, tj. Nezahrnovat do přiznání DPH.
Nastavení počátečních stavů účtů provedete pouze jednou, a to při zavedení účetnictví do ekonomického systému POHODA. V dalších letech proběhne otevření účetních knih a nastavení počátečních stavů pokladen a bankovních účtů automaticky po datové uzávěrce.
Příklad: Společnost s ručením omezeným byla založena se základním kapitálem 300 000 Kč. Ke dni vzniku složili zakladatelé do pokladny 5 500 Kč, do banky 130 000 Kč a automobil oceněný na 150 000 Kč. Částka 14 500 Kč zůstává nesplacena. Nyní je zapotřebí sestavit zahajovací rozvahu a otevřít účetní knihy.
| Zahajovací rozvaha ke dni vzniku společnosti |
Aktiva
Pohledávky za upsaný základní kapitál 14 500
Hmotné movité věci a jejich soubory 150 000
Peněžní prostředky na účtech 130 000
Peněžní prostředky v pokladně 5 500 | Pasiva
Základní kapitál 300 000 |
| Celkem aktiva 300 000 | Celkem pasiva 300 000 |
Řešení: V agendě Počáteční stavy účtů zadejte jednotlivé počáteční stavy a v agendě Účetní deník vytiskněte tiskovou sestavu Rozvaha, resp. Rozvaha analyticky.
Rozvahové účty |
Název účtu Peněžní prostředky v pokladně Peněžní prostředky na účtech Hmotné movité věci a jejich soubory Pohledávky za upsaný základní kapitál Základní kapitál | Částka 5 500 130 000 150 000 14 500 300 000 | MD 211 221 022 353 701 | Dal 701 701 701 701 411 |
V případě osoby samostatně výdělečně činné použijte místo účtu skupiny 41 účet skupiny 49.
Další informace o účetním deníku, rozvaze, výsledovce atd. naleznete v kapitole Účetní deník.
V závěru této příručky najdete účtovou osnovu, která je použita v programu POHODA.