1.2 Předkontace

Dříve, než se začnete věnovat účtování jednotlivých hospodářských operací, se ještě zmíníme o předkontacích, což jsou vlastně pojmenované účetní souvztažnosti (předpisy účtování).

V programu POHODA si můžete předkontace nadefinovat v agendě Předkontace, která se nachází v nabídce Účetnictví. Využívat je můžete v každé agendě, ve které se o jednotlivých dokladech účtuje.

V této příručce bude předkontace symbolicky značena MD/Dal. Např. zápis 311/601 znamená, že částka bude účtována na vrub účtu 311 a ve prospěch účtu 601. Dále bude použito značení např. 04*. Hvězdička znamená, že můžete účtovat na některý z účtů příslušné účtové skupiny, např. 041 nebo 042. Při účtování standardních účetních operací závazků, pohledávek, příjmů a výdajů (např. 501/321) nebude už znovu u plátců daně z přidané hodnoty zdůrazňován zápis pro DPH (např. 343/321), pokud na něj nebude třeba upozornit. Neplátci DPH samozřejmě o dani z přidané hodnoty neúčtují.

U předkontací je důležité připomenout, že v položkových dokladech (např. ve faktuře) máte možnost na záložce Položky nastavit předkontaci i pro konkrétní položku. Podle předkontace, kterou nastavíte u položky, provede POHODA zaúčtování. Teprve pokud u položky žádná předkontace nastavena není, zaúčtuje se položka podle předkontace uvedené ve formuláři agendy.

Pokud potřebujete analyticky členit DPH podle jednotlivých sazeb, nemusíte analytické účty zadávat přímo do předkontace, ale pouze je vložíte v agendě Globální nastavení v sekci Daně/DPH do odpovídajících polí. Do předkontace potom vložte pouze účet syntetický. Při zaúčtování DPH pak POHODA automaticky změní syntetický účet uvedený v předkontaci na účet analytický podle použité sazby DPH na dokladu. Analytické rozčlenění účtu 343 však není nutné, protože program zpracovává DPH z prvotních dokladů. Využít jej ale můžete pro kontrolní účely.

Pro základní sazbu uveďte analytický účet 343021. Pro přeúčtování DPH u vydaných opravných daňových dokladů uveďte např. 343521. Pro první sníženou sazbu uveďte analytický účet 343015. Pro přeúčtování DPH u vydaných opravných daňových dokladů uveďte např. 343515. Pro druhou sníženou sazbu uveďte analytický účet 343010. Pro přeúčtování DPH u vydaných opravných daňových dokladů uveďte např. 343510.

Při vytváření předkontací, které obsahují účty pokladny (211) a bankovního účtu (221), můžete využít automatického dosazování analytického účtu. Do předkontace stačí napsat pouze číslo syntetického účtu (například 211000). Účet se při účtování nahradí analytickým účtem, který odpovídá právě účtované pokladně. Analytický účet spojený s pokladnou či běžným účtem zadáte v agendě Nastavení/Hotovostní pokladny nebo Nastavení/Bankovní účty.

Možnost zobrazování čísla účtů u předkontací určíte v agendě Globální nastavení v sekci Zaúčtování zatržením volby Před názvy předkontací zobrazovat čísla účtů.

Na konci seznamu předkontací, které používáte v jednotlivých agendách, se vždy nacházejí tři speciální položky – předkontace Bez, Nevím a Ručně.

• Předkontace Bez se používá u dokladů, o nichž se do účetního deníku neúčtuje. Použijete ji například, když nebudete chtít účtovat o vystavené proforma faktuře.
• Předkontaci Nevím použijete tehdy, když v okamžiku účtování nevíte, jak doklad zaúčtovat. S použitím této předkontace nevytvoří doklad žádné zaúčtování do účetního deníku. Musíte se k jeho zaúčtování vrátit později.
• Předkontace Ručně je používána u složitějších účetních případů, kdy doklad potřebujete rozúčtovat na odlišné souvztažné účty. Při ukládání takového dokladu vám program POHODA umožní rozúčtování, kde vyberete účty přímo z účtového rozvrhu. Tento postup využijete také u méně častých účetních případů, pro které se nevyplatí připravovat zvláštní předkontace. Nevýhodou je, že musíte doklad po jeho úpravě znovu zaúčtovat. POHODA vás na tuto skutečnost upozorní při ukládání dokladu.

Použití předkontací Bez a Nevím může způsobit rozdíl v částkách mezi konkrétní agendou (Banka, Pokladna atd.) a účetním deníkem. Doklady jsou totiž v agendě fyzicky vystaveny, ale nejsou zaúčtovány na příslušné účty. Proto jsou v agendě Účetní deník připraveny kontrolní sestavy, které zobrazí všechny doklady s předkontacemi Bez, Nevím a Ručně. Doporučujeme, abyste tyto sestavy využívali jak při kontrolách účetnictví v průběhu roku, tak i při roční uzávěrce.

Tato předkontace slouží k výběru účtu, který bude použitý při likvidaci účetního dokladu. Pokud ji použijete, nedojde k vytvoření zápisu do účetního deníku. Můžete ji však využít jenom u dokladů, které nemají být v aktuálním roce zaúčtované. Při úhradě dokladu, který je zadán tímto způsobem (s touto předkontací), se použije zaúčtování s přednastaveným účtem a účtem banky, resp. pokladny.

Volbu Vlastní předkontace Bez můžete zatrhnout pouze při vytvoření nové předkontace pro agendy Vydané faktury, Přijaté faktury, Vydané zálohové faktury, Přijaté zálohové faktury, Ostatní pohledávky a Ostatní závazky. Po zatržení volby se zpřístupní pouze pole MD, resp. Dal pro výběr účtu, který bude použitý při likvidaci dokladu.

Doklady s touto předkontací shrnuje kontrolní tisková sestava Doklady s vlastní předkontací Bez v agendě Účetní deník.

Zkratky předkontací (a dalších seznamů, které si vytváříte) vám mohou významně ulehčit zadávání účetních dokladů. Při vytváření zkratek předkontací berte v potaz tyto skutečnosti:

• V poli Předkontace ve formuláři agendy i na položkách není zobrazován celý text předkontace, pouze její zkratka.
• Seznamy předkontací jsou setříděné podle zkratek. Textem zkratky můžete ovlivnit pořadí nejčastěji užívaných předkontací.
• Zadáním textu zkratky nebo počáteční části textu je možné předkontaci rychle vybrat. Například předkontaci Mater vyberete zapsáním textu M (jestliže žádná jiná zkratka nezačíná písmenem M) nebo Ma (pokud některé zkratky začínají od M, ale žádná další nezačíná textem Ma) a stisknutím klávesy ENTER.
• Jste-li zvyklí zadávat při účtování pouze souvztažný účet, zadejte číslo tohoto účtu do zkratky předkontace. Třeba předkontace pro zaúčtování nákupu materiálu (např. 501001/321000) v agendě Přijaté faktury bude mít zkratku 501 (příp. přímo analytický účet 501001). Při zadávání dokladu týkající se nákupu materiálu uvedete ve formuláři nebo na záložce Položky faktury do pole Předkontace pouze souvztažný účet 501 k „základnímu” účtu přijatých faktur 321.