S číselnými řadami pracujete vždy v dané agendě. V účetním deníku se však projeví případné mezery v číselných řadách, které vznikly v prvotních agendách. POHODA návaznost čísel v číselné řadě nekontroluje automaticky, ale umožní vám, abyste ji prověřili. Pokud provedete výmaz některého dokladu pomocí kláves CTRL+DELETE, číslo tohoto dokladu bude v číselné řadě scházet.
POHODA obsahuje sestavu na vyhledávání chybějících čísel v číselných řadách. Tuto sestavu naleznete v agendě Číselné řady (v nabídce Nastavení/Seznamy) pod názvem Kontrola číselných řad. Na základě této sestavy se provede oprava čísel dokladů. Uvědomte si ale, že doklady, které vystavíte, by na sebe měly navazovat nejenom číselně, ale také chronologicky v rámci období jejich vystavení. Pokud při vystavování květnového dokladu použijete volné číslo z měsíce ledna, nepůjde o příliš vhodné pořadí, zejména z pohledu finančního úřadu. Stejně tak nedoporučujeme provádět přečíslování vydaných faktur, které už jste odeslali svým zákazníkům.
Plátce DPH zase upozorňujeme, že po vystavení přiznání k DPH budou vytištěné související podklady obsahovat původní čísla daňových dokladů, nikoliv změny provedené později. Pro aktualizaci podkladů je potřeba daňové přiznání smazat a vystavit znovu.
Způsoby opravy číselné řady:
- Pokud byl smazaný doklad posledním dokladem v číselné řadě, POHODA automaticky posune číselnou řadu o jedno číslo zpět. Nestane-li se tak, musíte posunout číselnou řadu zpět přímo v agendě Číselné řady. Přímo z dokladu se do agendy přepnete tlačítkem se třemi tečkami nebo klávesou F5 v poli Číslo.
- Při zápisu nového dokladu můžete místo automaticky nabídnutého čísla zadat požadované číslo dokladu.
- Pro korekci celé číselné řady můžete využít funkci automatického přečíslování všech dokladů, kterou naleznete v nabídce Záznam/Editace. Tuto funkci můžete použít třeba v pokladně, do které v průběhu roku doplňujete doklady za drobné nákupy.
Před přečíslováním je nutné mít doklady seřazeny chronologicky (podle data zápisu).
Když zvolíte povel Přečíslovat…, program zobrazí dialogové okno, ve kterém vyberete číselnou řadu.
Mějte na paměti, že přečíslování dokladů patří mezi administrátorské funkce. Uskutečněná operace je nevratná. Než ji spustíte, proveďte nejprve zálohu účetních dat.