Využíváme cookies pro zajištění snadnějšího použití našich webových stránek. Pokračováním v prohlížení webu předpokládáme, že s tím souhlasíte. Rozumím Více informací

2.6 Výběr záznamů

Naučte se používat dotazy k rychlému získání informací o stavu účtované firmy. Ušetříte tak zbytečný tisk celých sestav.

POHODA umožňuje originálním a vysoce efektivním způsobem vyhledávat záznamy podle zadaných podmínek. Dynamické záložky pomocí několika kliknutí myší okamžitě vyhledají záznamy odpovídající složité kombinaci podmínek. Kromě nich je k dispozici celá řada dalších funkcí v nabídce Výběr. Nabídka obsahuje také názvy dříve provedených a uložených dotazů, které tak můžete přímo vyvolat. Výběrovým podmínkám říkáme dotaz. Záznamy vybrané dotazem se zobrazí v tabulce dotazu. Opakovaným vyhledáváním nad různými sloupci získáte výsledek jakkoli složitého dotazu.

Záleží jen na vás, jak tento silný analytický nástroj dokážete využít. Můžete se např. podívat na únorovou fakturaci pomocí tří kliknutí myší. Součet se zobrazí ve stavovém řádku.

Co s vyhledanými záznamy?

Kromě toho, že se můžete jednoduše podívat na záznamy odpovídající vašemu výběru, například na všechny vaše odběratele z Prahy, POHODA umožňuje:

  • prohlížet na obrazovce sestavu, která obsahuje pouze vybrané záznamy,
  • vytisknout sestavu s vybranými záznamy,
  • provést rychlý součet číselných položek vybraných dokladů, a to kliknutím na záhlaví sloupce.

str63_tabulkaVydaneFaktury.png

Vyhledané záznamy můžete také:

  • vyexportovat v různých datových formátech,
  • otevřít v aplikaci Microsoft Excel.

Obě volby najdete v místní nabídce, kterou vyvoláte stiskem pravého tlačítka myši v tabulce.

Výběr záznamů podle textu nebo data zapsaného do vyhledávacího pole

Vyhledávací pole je umístěno ve standardní nástrojové liště. PU2_Vyhledavaci_pole.png

  • Klikněte na záhlaví textového či datumového sloupce, podle kterého chcete vyhledávat. Název sloupce se zobrazí tučně.
  • Začněte psát hledaný text. Kurzor se přesune na první odpovídající záznam. Datum můžete zapsat jak v plném (dd/mm/rrrr), tak i ve zkráceném formátu (dd/mm/rr).
  • Stiskněte klávesu ENTER. Záznamy, které obsahují ve zvoleném sloupci zadaný text, se v tabulce vyberou. Na záložce Dotaz se objeví zapsaný dotaz (např. Jméno = Dub, Datum = 28.03.2016 atd.). K výsledku tohoto dotazu se můžete vrátit i později stiskem záložky.

Stiskem klávesy F3 můžete opakovat výběr s použitím textu ve vyhledávacím poli. Stiskem klávesové zkratky CTRL+Q přesunete kurzor do vyhledávacího pole.

Po provedení dotazu je aktivní záložka Dotaz, která obsahuje vyhledané záznamy. Chcete-li opět zobrazit všechny záznamy agendy, klikněte na záložku s hvězdičkou.

V případě, že aktivujete tabulku položek dokladu, můžete pomocí vyhledávacího pole prohledávat i položky.

Rozsah výběru můžete rozšířit v agendě Globální nastavení v sekci Adresář, a to povelem Inteligentní výběr záznamů dle názvu firmy a jména. Zatrhnete-li tuto volbu, bude POHODA prohledávat zároveň sloupce Firma Jméno vždy, když zvolíte prohledávání byť jen jednoho z nich.

Logický součin více dotazů (dotazy odděleny operátorem NEBO) získáte stiskem klávesové zkratky CTRL+ENTER při zadání druhého a dalších dotazů.

Výběr záznamů podle částky zapsané do vyhledávacího pole

  • Klikněte na sloupec s částkami, podle kterého chcete vyhledávat. Název sloupce se zobrazí tučně.
  • Začněte psát hledanou částku. Kurzor se přesune na první odpovídající záznam.

Částku můžete uvést buď přesně, nebo neznámé číslice nahradíte zprava otazníky. (Např. při zadání čísla „1??“ vyhledá POHODA všechny třímístné částky začínající číslem jedna.)

Poté stiskněte klávesu ENTER. Záznamy, které ve zvoleném sloupci obsahují zadanou částku, se v tabulce vyberou.

Napíšete-li např. TRN, nalezne se Trnka i Strnad. Pokud dáte před text tečku, vyhledají se řetězce, které tímto textem začínají.

Výběr záznamů podle počátečního písmene

PU2_Vyber_podle_pocatecniho_pismene.png

Po stisku záhlaví textového sloupce tabulky zobrazí POHODA dynamické záložky písmen pro rychlý výběr záznamů.

  • Nejprve zvolte sloupec, podle kterého chcete vyhledávat. Volbu proveďte stiskem kláves CTRL+MEZERNÍK nebo kliknutím na záhlaví sloupce.
  • Klikněte na záložku s požadovaným písmenem.
  • Záznamy, které začínají ve zvoleném sloupci na zadané písmeno, se zobrazí v tabulce.
Zde se popisuje pouze výběr podle sloupců tabulky. Chcete-li vyhledávat podle libovolného pole agendy, použijte povel Složený dotaz.

Výběr záznamů podle položky seznamu

str64_vyberzaznamu.png

Po stisku záhlaví seznamového sloupce tabulky zobrazí POHODA dynamické záložky položek seznamu pro rychlý výběr záznamů.

  • Nejprve zvolte sloupec, podle kterého chcete vyhledávat. Volbu proveďte stiskem klávesové zkratky CTRL+MEZERNÍK nebo kliknutím na záhlaví sloupce.
  • Klikněte na záložku s odpovídající položkou seznamu. Vybrané záznamy se zobrazí v tabulce.
Znak ? (otazník) zastupuje jeden znak. Např. hledaný účet 601?00 vybere účty 601100 i 601200.

Výběr záznamů podle časového období

str65_vybercasoveobdobi.png

Po stisku záhlaví sloupce s datem v tabulce zobrazí POHODA dynamické záložky časových období (týdny, měsíce, kvartály, rok) pro rychlý výběr záznamů.

  • Nejprve označte sloupec s datem, podle kterého chcete vyhledávat. Volbu proveďte klávesovou zkratkou CTRL+MEZERNÍK nebo kliknutím na záhlaví sloupce.
  • Klikněte na příslušnou záložku. Záznamy ze zvoleného časového období se zobrazí v tabulce.

Časová období na záložkách jsou relativně vztažena k aktuálnímu datu:

  • Dnes – vždy dnešní datum
  • Včera – vždy včerejší datum
  • Týden (minulý týden, tento týden) – kalendářní týden v aktuálním kalendářním roce
  • Měsíc (leden, …) – kalendářní měsíc v aktuálním účetním roce
  • Kvartál (1q, …) – kalendářní čtvrtletí v aktuálním účetním roce
  • Rok – aktuální účetní rok
Funkce Záznam/ Označení/Označit vše označí všechny vybrané záznamy.

Výběr označených záznamů

str65_vyberoznacenychzaznamu.png

Po stisku záhlaví sloupce se zatrhávacími poli zobrazí POHODA dynamické záložky logických hodnot pro rychlý výběr záznamů.

  • Nejprve označte jednotlivé záznamy stiskem klávesové zkratky ALT+X nebo dvojklikem myši. Můžete také použít funkce z nabídky Záznam/Označení.
  • Zvolte první sloupec tabulky agendy stiskem klávesové zkratky CTRL+MEZERNÍK nebo kliknutím na záhlaví sloupce.
  • Pokud chcete vybrat všechny označené (zakřížkované) záznamy, klikněte na záložku Označené. Na záložce Moje označené jsou vybrány pouze záznamy označené přihlášeným uživatelem.

Označení záznamů ve sloupci X je společné pro všechny uživatele programu. Na toto pamatujte zvlášť v případě, kdy v jedné agendě síťové verze programu POHODA pracuje současně více uživatelů.

PU2_Vyber_podle_logickeho_klice_P1.png

Při výběru označených záznamů mimo sloupec X (např. ve sloupcích klíčů P1-P6 v adresáři nebo ve sloupci Použito v účtové osnově) se pro výběr záznamů používají záložky:

  • Ano – výběr označených záznamů
  • Ne – výběr neoznačených záznamů

Výběr faktur podle likvidace

Po stisku záhlaví sloupce K likvidaci zobrazí POHODA dynamické záložky pro rychlý výběr záznamů.

  • Nejprve zvolte v tabulce faktur sloupec K likvidaci, a to kliknutím na záhlaví sloupce.
  • Kliknutím na některou ze záložek můžete vybrat plně či částečně uhrazené faktury, neuhrazené faktury, dále faktury uhrazené po splatnosti nebo uhrazené po tolerované splatnosti či stornované doklady.
K bleskové informaci o součtu neuhrazených faktur postačí, když označíte záhlaví sloupce K likvidaci. Částka se zobrazí ve stavovém řádku.

Výběr záznamů složeným dotazem

Povel Složený dotaz… z nabídky Výběr umožňuje vyhledat záznamy agendy podle libovolných kritérií. Tento nástroj používejte všude tam, kde vám možnosti dynamických záložek a výběr podle sloupců tabulky agendy už nedostačují.

Pole pro zápis definice dotazu (viz obrázek):

  • Pole databáze agendy, podle kterého chcete vyhledávat.
  • Operátor vyhledávání.
  • Hodnota, kterou mají mít vyhledané záznamy ve zvoleném poli.
  • Horní mez vyhledávání.

str66_slozenydotaz.png

Řádkový operátor se uplatní pouze u víceřádkových dotazů.

  • A (AND) – Každý vyhledaný záznam bude odpovídat všem podmínkám (dotazům na všech řádcích definice).
  • NEBO (OR) – Každý vyhledaný záznam bude odpovídat alespoň jedné podmínce.

Při opětovném vyvolání povelu je zachován dotaz, který jste ve stejné agendě použili naposledy. Rychle tak můžete doplnit či upřesnit poslední výběr. Chcete-li zapsat jiný dotaz, stiskněte nejprve tlačítko Vymazat.

Výběr jednoho záznamu

Chcete-li vybrat pouze jeden záznam (např. pro tisk v některých sestavách), použijte povel Vybrat 1 záznam.

  • Stiskněte pravé tlačítko myši nad požadovaným záznamem.
  • Zvolte povel Vybrat 1 záznam z nabídky Výběr.

Výběr záznamů dle obsahu

Chcete-li vybrat všechny záznamy, které se obsahově shodují s právě zvoleným polem, použijte povel Vybrat dle obsahu.

  • Přesuňte kurzor do požadovaného pole tabulky.
  • Zvolte povel Vybrat dle obsahu z nabídky Výběr.
  • Záznamy, které mají shodný obsah zvoleného pole, se zobrazí v tabulce.

Výběr doplňku dotazu

Pokud jste si v tabulce vybrali jakékoliv záznamy, můžete vybrat i všechny ostatní, tzn. doplněk vybraných, a to povelem Vybrat doplněk z nabídky Výběr.

Uložení dotazu do seznamu

PU2_Povel_Pridat_do_seznamu.png

Naposledy použitý dotaz, jehož název je uveden na záložce dotazu, můžete snadno přidat do seznamu uložených dotazů pro budoucí opakované používání.

Povel Přidat do seznamu… otevře okno, ve kterém si můžete dotaz pojmenovat podle svého. Stiskem tlačítka OK se dotaz uloží. Později můžete dotaz použít přes nabídku Výběr/Uložené dotazy.

Uložené dotazy

Určitě se vám vyplatí, když si často používané dotazy pojmenujete a uložíte pro pozdější použití. Povel Upravit seznam… z nabídky Výběr/Uložené dotazy otevře seznam uložených dotazů, umožní jejich editaci (přidávání, úpravy, mazání) a také jejich přímé používání.

Tlačítka pro práci s uloženými dotazy:

PU2_Ikona_Pridat_dotaz.png Přidat dotaz – otevře okno pro přidání naposledy použitého dotazu

PU2_Ikona_Smazat_dotaz.png Smazat dotaz – odstraní označený dotaz ze seznamu

PU2_Ikona_Vlastnosti_dotazu.png Vlastnosti dotazu – zobrazí okno pro modifikaci uloženého dotazu

67.png

Dialogové okno Vlastnosti dotazu obsahuje název dotazu a pod ním jeho modifikovanou SQL definici.

POZOR: Pokud se řadíte mezi „běžné uživatele“, nedoporučujeme vám zasahovat do definice dotazu.

K dotazu můžete uložit třídění záznamů.

Naproti tomu název dotazu si můžete upravit zcela podle sebe. Na rozdíl od běžných dotazů, které může používat jen autor, se zatrhnutím volby Pro všechny uložený dotaz zveřejní všem uživatelům programu POHODA, kteří jsou uvedeni v agendě Přístupová práva.

Výběr uloženým dotazem

Uživatelsky pevně definované uložené dotazy vyvoláte nejrychleji takto:

  • Stiskněte pravé tlačítko myši nad záložkou dotazů.
  • Zvolte uložený dotaz z druhé části seznamu Uložené dotazy.

Výběr dříve provedeným dotazem

POHODA uchovává 16 posledních dotazů každého uživatele. Uživatel má přístupné pouze své dotazy.

  • Stiskněte pravé tlačítko myši nad záložkou dotazů.
  • Zvolte dotaz z první části seznamu Poslední dotazy.

Nastavení výchozího dotazu

Po otevření agendy se v tabulce zobrazí všechny záznamy. Chcete-li po otevření agendy automaticky zobrazit pouze vybrané záznamy, nastavte výchozí dotaz. Jako výchozí můžete označit pouze uložený dotaz.

  • Stiskněte pravé tlačítko myši nad záložkou dotazů.
  • Poté stiskněte klávesu SHIFT a levým tlačítkem myši zvolte odpovídající dotaz ze seznamu Uložené dotazy.
  • Název dotazu zvoleného jako výchozí se označí tečkou (viz obrázek).

Stejným způsobem můžete nastavení výchozího dotazu agendy zrušit.

Smazání seznamu dotazů

Seznam naposledy provedených dotazů uživatele odstraníte povelem Vymazat seznam z nabídky Záznam/Výběr/Poslední dotazy. Stejný povel naleznete i v místní nabídce, kterou vyvoláte stiskem pravého tlačítka myši v tabulce.