Každá účetní jednotka může v programu POHODA používat neomezený počet skladů, které si rozčlení podle vlastních potřeb tak, aby snadno vyhledala příslušné skladové zásoby.
Zásoby se oceňují pořizovacími cenami, tedy součtem ceny pořízení a nákladů, které souvisejí s jejich pořízením. Jde hlavně o přepravu, provize, clo a pojistné. Výjimkou jsou zásoby vytvořené vlastní činností, které je zapotřebí podle zákona 563/1991 Sb., o účetnictví, ocenit vlastními náklady. Výpočet pořizovací ceny zásob není rozhodně triviální záležitostí, a proto jej POHODA usnadňuje uživatelům tím, že rozpočítává vedlejší náklady pořízení podle podílu nákupních cen nebo množství jednotlivých zásob v dodávce. Umožňuje ke každé dodávce zadat vedlejší náklady a pořizovací ceny opět automaticky přepočítá.
Na skladě se zásoby oceňují průměrnou pořizovací cenou, která byla zjištěna jako vážený aritmetický průměr z pořizovacích cen nebo z vlastních nákladů a množství zásob na skladě. Ocenění skladových zásob stejného druhu se tak v průběhu času samozřejmě mění a POHODA tedy průměrnou cenu zásob na skladě přepočítává průběžně po každém příjmu, resp. po zvolení ručního přepočtu. Při příjmu na sklad, který následuje po nulovém stavu zásoby, je jako vážená cena použita skutečná pořizovací cena zásoby, protože v tento okamžik je cena určena s maximální možnou přesností. Úbytky zásob ze skladu se uskutečňují v průměrných pořizovacích cenách, ve kterých jsou zásoby evidovány.
Skladové zásoby v daňové evidenci jsou evidovány na skladových kartách a aktuální ocenění zásob zjistíte pomocí tiskových sestav. Do agendy Peněžní deník se promítnou pouze změny finančních prostředků, to znamená nakoupené či prodané zásoby za hotové, resp. proplacené pohledávky a závazky.
Způsob, jakým budete účtovat zásoby v účetnictví, rozhoduje o tom, jak se budou pohyby zásob promítat do finančního účetnictví. Můžete si vybrat ze dvou možností:
Náklady, které jsou spojené s pořízením zásob v průběhu celého účetního období, jsou zachycené na majetkových účtech zásob v účtové třídě 1. Do provozních nákladů jsou zásoby převedeny až po realizaci jejich výdeje. Výhodou tohoto postupu je okamžitý přehled o finančních prostředcích, které jsou vázané v jednotlivých druzích zásob. Účtování o pohybech skladových zásob se v programu POHODA projeví jen větším počtem účetních dokladů.
U způsobu B se v průběhu celého účetního období účtují veškeré výdaje na pořízení zásob do nákladů. Na konci účetního období provedete inventuru a účty zásob upravíte podle zjištěného stavu. Během účetního období nemáte v účetní evidenci dostupné aktuální údaje o stavu svých zásob.
Důležité upozornění: Ještě před zahájením práce se musíte rozhodnout, jestli povedete všechny své sklady způsobem A nebo způsobem B. POHODA neumožňuje střídavé vedení skladů jedním či druhým způsobem.
Časový posun faktury a pohybu zásob
Při účtování zásob v průběhu roku mnohdy dochází k časovému posunu mezi fakturací a fyzickým pohybem zásob. Pokud na faktuře uvedete zásoby ze skladu, tak právě k tomuto dni (datu) dochází k provedení skladového pohybu – příjmu nebo výdeji. Když ale vytvoříte fakturu z příjemky nebo výdejky, žádný skladový pohyb z faktury se neprovede. V jednotlivých případech proto postupujte následujícími způsoby.
Fakturu a zásoby obdržíte ve stejném dni
Do přijaté faktury vložte jednotlivé zásoby. Uložením faktury se zásoby přijmou na sklad. Pokud potřebujete na jednotlivé zásoby rozpočítat ještě vedlejší pořizovací náklady, zadejte nejprve příjemku, do které náklady vložíte povelem Vedlejší náklady z nabídky Záznam. Přijatou fakturu poté vytvořte z příjemky, a to povelem Příjemky →z nabídky Záznam/Přenos →.
Fakturu obdržíte dříve, zásoby přijdou později
Přijatou fakturu zapište v její celkové výši. Jsou-li na ní uvedeny částky, které nemají spojitost se zásobami, musíte fakturu rozepsat na více položek pro správné rozúčtování. Příjemku včetně vedlejších nákladů vystavíte v den, kdy zásoby fyzicky přijmete na sklad.
Zásoby přijdou dříve, fakturu obdržíte později
Zapište příjemku a zásoby přijměte na sklad. Přijatou fakturu zapište s datem, kdy vám byla doručena. V nabídce Záznam/Přenos → zvolte povel Příjemky → a vložte do faktury jednu nebo více příjemek. Ručně zadejte další položky faktury, které nejsou na skladových příjemkách uvedeny. Ceny zásob upravte podle faktury tak, aby souhlasila celková fakturovaná částka. Jestliže jsou ceny zásob jiné než na původní příjemce, musíte je v této příjemce následně opravit.
Fakturu vystavíte v den vyskladnění
Do položek vydané faktury vložte konkrétní zásoby. Po uložení faktury dojde k výdeji zásob ze skladu.
Fakturu vystavíte dříve, zásoby vyskladníte později
Vystavte fakturu na celkovou částku nebo proveďte rozpis do položek faktury ručně, bez výběru zásob ze skladu. Při pozdějším vyskladnění zásob vytvořte skladovou výdejku. Další možností je vytvoření vydané faktury v režimu odloženého výdeje. To znamená, že položky sice vložíte ze skladu, ale k vyskladnění nedojde. Následně z vydané faktury vytvoříte výdejku. Více informací naleznete v kapitole Vydané faktury.
Zásoby vyskladníte dříve, fakturu vystavíte později
V den vyskladnění vytvořte skladovou výdejku. Při pozdějším vystavení faktury vložte výdejku do faktury povelem Výdejky → z nabídky Záznam/Přenos → a ručně doplňte další fakturované položky.