Využíváme cookies pro zajištění snadnějšího použití našich webových stránek. Pokračováním v prohlížení webu předpokládáme, že s tím souhlasíte. Rozumím Více informací

13.5 Import a export dat

385_1.png

Ekonomický a informační systém POHODA disponuje celou řadou funkcí pro import a export dat do nebo z databáze aktuální účetní jednotky. Tyto funkce jsou připraveny v průvodcích, které vyvoláte pomocí povelů Import agendy… Export agendy… z nabídky Soubor/Datová komunikace. Další varianty exportu jsou k dispozici po stisku pravého tlačítka myši nad tabulkou s vybranými záznamy.

Import dat

POHODA umožňuje importovat data do agend Adresář, Analýza, Banka, Kniha jízd, Drobný majetek, Interní doklady, Pokladna, Předkontace, Přijaté objednávky, Účtová osnova, Výdejky, Zásoby a agend faktur ze souboru typu Access (MDB), dBase IV a dBase 5.0 (DBF). Importem dat vás povede průvodce, jehož podrobný popis naleznete v interaktivní nápovědě k programu, kterou zobrazíte stiskem klávesy F1.

Pokud chcete importovat doklady mezi systémy POHODA, a to včetně jejich položek a případně i vazeb na jiné agendy, musíte import dat provést z celé databáze. Podmínkou pro správný import je, aby obě databáze účetních jednotek byly ve stejné verzi programu.

Aktualizační import využijete např. při aktualizaci adresáře používaného ve více firmách.

Pokud provedete import dat z již vyexportovaného souboru, tak se importují jen hlavičky dokladů.

Data můžete importovat třemi různými způsoby:

  • Běžný import nahraje importované záznamy do zvolené agendy bez ohledu na stávající obsah.
  • Aktualizační import využijete např. při aktualizaci cen skladových zásob nebo při aktualizaci adresáře.
  • Nahrazující import nejprve vymaže veškerý obsah konkrétní agendy a teprve poté importuje obsah externí databáze.

Export dat

I exportem dat vás povede průvodce. Tohoto průvodce spustíte povelem Export agendy… z nabídky Soubor/Datová komunikace. Na jednotlivých stranách průvodce nastavíte hodnoty a parametry související s exportem dat.

386_1.png

POHODA dovoluje exportovat data z většiny dostupných agend, přičemž přenášet lze buď kompletní obsah požadované agendy, anebo pouze část jejích záznamů. Částečný export dat z aktuálně otevřené agendy spustíte také povelem Export agendy… z nabídky Soubor/Datová komunikace. Pak už jen obvyklým způsobem vyberete požadované záznamy.

Všechny záznamy, které byly importem dat přidány nebo jen pozměněny, jsou v příslušné agendě označeny v poli X (původní označení je zrušeno) a pole Zapsal je doplněno podle přihlášeného uživatele, který import provedl.

Export tiskových sestav pro Českou poštu

Program POHODA umožňuje exportovat podací archy a adresy z agend Adresář, Vydané faktury, Vydané zálohové fakturyVýdejky do souboru, který můžete importovat prostřednictvím aplikace Podání online na internetových stránkách České pošty. Tato aplikace slouží k rychlému zpracování a tisku podacích archů.

Množství, resp. rozsah exportovaných dodacích adres můžete ovlivnit výběrem záznamů v některé z výše uvedených agend programu POHODA. Díky volbě Česká pošta v průvodci Export databáze můžete zadat další doplňující parametry, které jsou zapotřebí pro vyplnění podacích archů (např.: druh zásilky, hmotnost, služby).

Exportované podací archy jsou uloženy ve formátech CSV nebo TXT. Jejich název je shodný s tím, který uvedete v průvodci do pole Soubor. Aplikaci Podání online musíte nastavit tak, aby uměla přijmout vyexportovaný soubor z programu POHODA. Nastavení aplikace Podání online pro formát CSV nebo TXT se provádí odděleně.

Export tiskových sestav

Tiskové sestavy můžete z programu POHODA exportovat také jako samostatný soubor. Tuto možnost najdete na nástrojové liště každého náhledu tiskové sestavy nebo ji zpřístupníte klávesovou zkratkou ALT+E. S exportem tiskové sestavy vám pomůže zobrazený průvodce, ve kterém si zvolíte, jestli chcete tiskovou sestavu ve formátu XLS (Microsoft Excel), nebo ve formátu HTML. V průvodci dále uvedete název souboru a místo uložení.

Více informací naleznete v interaktivní nápovědě po stisku klávesy F1.

Export obsahu tabulky

Stisknete-li v tabulce agendy pravé tlačítko myši a z místní nabídky zvolíte povel Export tabulky…, exportují se pouze vybrané záznamy dané agendy.

Pokud uživatel nemá v agendě Přístupová práva ve větvi Soubor/Databáze zatrženou volbu Export, program mu neumožní provést daný povel.

Na rozdíl od funkce pro export agendy odpovídá výchozí nastavení exportu v průvodci aktuálnímu pořadí sloupců v tabulce. Před použitím funkce proto můžete pomocí povelu Sloupce… vybrat a zobrazit jen ty sloupce, které potřebujete exportovat.

441_exportobsahutabulky.png

Otevření tabulky v Excelu

Zvolíte-li z místní nabídky, která se objeví po stisku pravého tlačítka myši v tabulce agendy, povel Otevřít v Excelu, otevře se program Microsoft Excel (máte-li ho nainstalovaný na svém počítači) a v něm se zobrazí vybrané záznamy agendy. Sloupce listu v dokumentu Excel odpovídají sloupcům tabulky v programu POHODA, včetně jejich pořadí.

Přenos obchodních dokladů

Bližší informace naleznete na www.eform.cz.

STORMWARE eForm (viz kapitola Internetové obchody) zavádí obecně použitelné definice, které usnadňují elektronický přenos obchodních dokladů mezi firmami. Mohou jej využít všichni uživatelé systému POHODA a případně také uživatelé jiných ekonomických systémů.

Použití protokolu eForm přináší uživatelům komfort a vysokou úsporu času. Obchodní dokument (faktura, příjemka, objednávka) doručený e-mailem jako příloha HTML, stačí otevřít a kliknutím na tlačítko Import jej importovat do ekonomického systému. POHODA vyhledá v adresáři dodavatele či odběratele, naváže položky dokladu na skladovou evidenci, zkontroluje ceny na dokladu podle nastavené cenové politiky a o průběhu celého importu vás přehledně informuje v průvodci importem.

POHODA využívá pro elektronickou výměnu dokladů právě protokol eForm ve formátu XML dokumentu. Výhodou formátu XML je snadná čitelnost dat pro libovolnou aplikaci na jakékoliv platformě. Strukturu (obsah) konkrétního typu XML dokumentu lze navíc jednoznačně popsat, což maximálně urychlí propojení dvou jakýchkoliv systémů.

Tento typ importu můžete provést u HTML sestav v agendách Vydané objednávky, Vydané faktury, Vydané zálohové fakturyVýdejky, pokud jde o sestavy v české měně.

V řadách POHODA E1 a POHODA SQL nadefinujete práva na různé typy exportů po jednotlivých agendách.

Jak odeslat XML data ze systému POHODA?

  • Vyberte příslušný doklad (faktura, dodací list, objednávka).
  • Vyvolejte dialogové okno Tisk.
  • Zvolte některou HTML sestavu.
  • Stiskněte tlačítko Odeslat.

Otevře se e-mailová zpráva už přímo určená zvolenému dodavateli nebo odběrateli, s vyplněným předmětem a textem a odpovídající HTML přílohou. Závěrečným krokem je její odeslání.

Jak importovat XML data do systému POHODA?

388_Pruvodce_importem_Stormware_eForm.png

  • V případě, že obdržíte soubor ve formátu HTML, otevřete jej a stiskněte tlačítko Import.
  • Máte-li spuštěný program POHODA, otevře se průvodce, který vás importem dokladu povede.
  • Jestliže obdržíte soubor s příponou XPH, pro spuštění průvodce ho postačí pouze otevřít dvojklikem myši na název souboru v aplikaci Průzkumník.
  • V případě importu souboru s příponou XML nejprve příponu přejmenujte na XPH nebo využijte protokol eForm.

Aktuálně můžete dokumenty importovat do agend Přijaté faktury, PříjemkyPřijaté objednávky, tedy vydané faktury, dodací listy nebo vydané objednávky vystavené odesílatelem.

Data, která chcete importovat, musí být v těchto formátech:

  • XML formát protokolu eForm,
  • libovolný jiný formát XML obsahující všechny potřebné údaje o dokladu.

POHODA si sama před vlastním importem údajů zkontroluje, o jaký formát jde, a případně provede převod do čitelné podoby. K tomuto účelu lze jednoduše využít technologii XSLT (XSL Transformations).