Ekonomický a informační systém POHODA disponuje celou řadou funkcí pro import a export dat do nebo z databáze aktuální účetní jednotky. Tyto funkce jsou připraveny v průvodcích, které vyvoláte pomocí povelů Import agendy… a Export agendy… z nabídky Soubor/Datová komunikace. Další varianty exportu jsou k dispozici po stisku pravého tlačítka myši nad tabulkou s vybranými záznamy.
POHODA umožňuje importovat data do agend Adresář, Analýza, Banka, Kniha jízd, Drobný majetek, Interní doklady, Pokladna, Předkontace, Překlady textů, Přijaté objednávky, Účtová osnova, Výdejky, Zásoby a agend faktur ze souboru typu Access (MDB), dBase IV a dBase 5.0 (DBF). Importem dat vás povede průvodce, jehož podrobný popis naleznete v interaktivní nápovědě k programu, kterou zobrazíte stiskem klávesy F1.
Pokud chcete importovat doklady mezi systémy POHODA, a to včetně jejich položek a případně i vazeb na jiné agendy, musíte import dat provést z celé databáze. Podmínkou pro správný import je, aby obě databáze účetních jednotek byly ve stejné verzi programu.
Aktualizační import využijete např. při aktualizaci adresáře používaného ve více firmách.
Pokud provedete import dat z již vyexportovaného souboru, tak se importují jen hlavičky dokladů.
Data můžete importovat třemi různými způsoby:
- Běžný import nahraje importované záznamy do zvolené agendy bez ohledu na stávající obsah.
- Aktualizační import využijete např. při aktualizaci cen skladových zásob nebo při aktualizaci adresáře.
- Nahrazující import nejprve vymaže veškerý obsah konkrétní agendy a teprve poté importuje obsah externí databáze.
I exportem dat vás povede průvodce. Tohoto průvodce spustíte povelem Export agendy… z nabídky Soubor/Datová komunikace. Na jednotlivých stranách průvodce nastavíte hodnoty a parametry související s exportem dat.
POHODA dovoluje exportovat data z většiny dostupných agend, přičemž přenášet lze buď kompletní obsah požadované agendy, anebo pouze část jejích záznamů. Částečný export dat z aktuálně otevřené agendy spustíte také povelem Export agendy… z nabídky Soubor/Datová komunikace. Pak už jen obvyklým způsobem vyberete požadované záznamy.
Všechny záznamy, které byly importem dat přidány nebo jen pozměněny, jsou v příslušné agendě označeny v poli X (původní označení je zrušeno) a pole Zapsal je doplněno podle přihlášeného uživatele, který import provedl.
Export tiskových sestav pro Českou poštu
Program POHODA umožňuje exportovat podací archy a adresy z agend Adresář, Vydané faktury, Vydané zálohové faktury a Výdejky do souboru, který můžete importovat prostřednictvím aplikace Podání online na internetových stránkách České pošty. Tato aplikace slouží k rychlému zpracování a tisku podacích archů.
Množství, resp. rozsah exportovaných dodacích adres můžete ovlivnit výběrem záznamů v některé z výše uvedených agend programu POHODA. Díky volbě Česká pošta v průvodci Export databáze můžete zadat další doplňující parametry, které jsou zapotřebí pro vyplnění podacích archů (např.: druh zásilky, hmotnost, služby).
Exportované podací archy jsou uloženy ve formátech CSV nebo TXT. Jejich název je shodný s tím, který uvedete v průvodci do pole Soubor. Aplikaci Podání online musíte nastavit tak, aby uměla přijmout vyexportovaný soubor z programu POHODA. Nastavení aplikace Podání online pro formát CSV nebo TXT se provádí odděleně.
Export tiskových sestav
Tiskové sestavy můžete z programu POHODA exportovat také jako samostatný soubor. Tuto možnost najdete na nástrojové liště každého náhledu tiskové sestavy nebo ji zpřístupníte klávesovou zkratkou ALT+E. S exportem tiskové sestavy vám pomůže zobrazený průvodce, ve kterém si zvolíte, jestli chcete tiskovou sestavu ve formátu XLS (Microsoft Excel), nebo ve formátu HTML. V průvodci dále uvedete název souboru a místo uložení.
Více informací naleznete v interaktivní nápovědě po stisku klávesy F1.
Stisknete-li v tabulce agendy pravé tlačítko myši a z místní nabídky zvolíte povel Export tabulky…, exportují se pouze vybrané záznamy dané agendy.
Pokud uživatel nemá v agendě Přístupová práva ve větvi Soubor/Databáze zatrženou volbu Export, program mu neumožní provést daný povel.
Na rozdíl od funkce pro export agendy odpovídá výchozí nastavení exportu v průvodci aktuálnímu pořadí sloupců v tabulce. Před použitím funkce proto můžete pomocí povelu Sloupce… vybrat a zobrazit jen ty sloupce, které potřebujete exportovat.
Otevření tabulky v Excelu
Zvolíte-li z místní nabídky, která se objeví po stisku pravého tlačítka myši v tabulce agendy, povel Otevřít v Excelu, otevře se program Microsoft Excel (máte-li ho nainstalovaný na svém počítači) a v něm se zobrazí vybrané záznamy agendy. Sloupce listu v dokumentu Excel odpovídají sloupcům tabulky v programu POHODA, včetně jejich pořadí.