Jednotlivé upomínky a dílčí úkoly spojené s konkrétními zaměstnanci se zaznamenávají do agendy Upomínky. V této agendě naleznete jednak upomínky vytvořené automaticky při vzniku určité události na základě nastavení v agendě Definice upomínek, jednak je tu můžete zadávat sami. Veškerá nastavení zobrazování upomínek a připomenutí se provádí v agendě Uživatelské nastavení.
Práce s upomínkami
Novou upomínku vytvoříte v agendě Upomínky stiskem klávesy INSERT, resp. povelem Vložit z nabídky Záznam/Editace. Po vyplnění všech potřebných údajů upomínku uložíte. Záleží pouze na vás, pro jaký úkol si upomínku vytvoříte. Můžete si nastavit upozornění např. na blížící se termín lékařské prohlídky zaměstnanců, předání pracovních pomůcek novému zaměstnanci apod. Podle nastaveného termínu splnění a upozorňování vás PAMICA bude na tento úkol upozorňovat. Pokud k upomínce připojíte také tiskovou sestavu nebo akci, budete moci požadované úkony provést přímo z agendy Upomínky.
Pokud použijete tlačítko Tisk (v pravé části formuláře dané upomínky), vytiskne PAMICA přiřazenou tiskovou sestavu, například potvrzení o zaměstnání. Má-li upomínka v poli Akce přiřazen nějaký povel, bude aktivní tlačítko Provést, kterým vystavíte například ELDP, resp. provedete konkrétní přiřazený úkon.
Vytvořit upomínku můžete také z konkrétního záznamu v jednotlivých agendách programu PAMICA pomocí povelu Záznam/Vložit upomínku, resp. z místní nabídky, kterou vyvoláte stiskem pravého tlačítka myši na vybraném záznamu. Takto vytvořené upomínky se zobrazí u daného záznamu na záložce Upomínky. Ze záznamu, na který je pomocí upomínky vázán nějaký úkol, se ze záložky Upomínky můžete pomocí stisku pravého tlačítka myši a zvolení povelu Otevřít upomínku přepnout do agendy Upomínky. A z upomínky, která má vazbu na konkrétní záznam v některé z agend, se zase jednoduše přenesete na daný záznam, a to povelem Otevřít zdrojový záznam.
U upomínek vzniklých na základě určité události najdete v místní nabídce také povel Otevřít definici, jehož prostřednictvím se přepnete do agendy Definice upomínek, kde je uvedeno nastavení konkrétní upomínky.
Přehledná evidence
Abyste se mezi upomínkami snadno orientovali, jsou barevně rozlišeny podle stavu, ve kterém se právě nacházejí:
- zelené – splněné upomínky
- černé – vytvořené upomínky; PAMICA na ně zatím ještě neupozorňuje
- modré – vytvořené upomínky s blížícím se termínem splnění; PAMICA na ně již upozorňuje
- červené – upomínky po termínu; dosud nesplněné
Připomenutí a splnění upomínek
Na nevyřízené upomínky (se stavem nesplněno nebo po termínu) vás PAMICA upozorní v dialogovém okně, které se zobrazí po otevření účetní jednotky v případě, že máte tuto možnost nastavenu v agendě Uživatelské nastavení. Toto upozornění můžete buď zavřít, nebo mu nastavit jiný časový interval. Můžete z něj však také přímo vstoupit do agendy Upomínky a s konkrétními úkoly dále pracovat. Dialogové okno s počtem upomínek k vyřízení vyvoláte také pomocí povelu Zobrazit připomenutí, který najdete v agendě Upomínky v nabídce Záznam.
Jakmile splníte daný úkol, zatrhněte u něj volbu Splněno a vyplňte datum splnění. Ve stavovém řádku v agendě Upomínky si můžete nastavit, zda chcete zobrazovat buď všechny upomínky, anebo pouze z vybraného roku.
Červená ikona praporku ve stavovém řádku informuje o existenci nesplněných úkolů, přičemž do tohoto přehledu jsou zahrnuty upomínky se stavem nesplněno nebo po termínu.
Bílá ikona praporku znamená, že všechny upomínky jsou ve stavu zadáno nebo splněno.
Počet upomínek k vyřízení v aktuálně otevřené účetní jednotce, příp. ve všech účetních jednotkách, se zobrazuje také na informační ploše programu PAMICA.