Tato agenda slouží k vytváření a vyúčtování zahraničních cestovních příkazů. Nový cestovní příkaz lze založit stejným způsobem jako u tuzemských cestovních příkazů.
Záložka Zálohy
Tato záložka slouží pro evidenci vyplacených záloh pracovníkům vyslaným na pracovní cestu. Zálohy je zde možné evidovat v různých měnách. U všech záloh poskytnutých pro jednu zahraniční pracovní cestu v různých měnách je nutné kvůli korektnímu vyúčtování cestovního příkazu zadat stejné datum vyplacení zálohy.
Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se nedohodne se zaměstnancem, že záloha nebude poskytnuta. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout, že mu zálohu na stravné poskytne v jiné měně, než která je pro příslušný stát stanovená vyhláškou Ministerstva financí. Po dohodě ji může poskytnout také v české měně.
Záložka Etapy pracovní cesty
Po vyplnění údajů na tuto záložku proběhne zároveň i vyúčtování pracovní cesty. Po vyplnění první etapy můžete další zadávat buď ručně, nebo využít povelů Vložit obrácený směr nebo Vložit navazující cestu přes pravé tlačítko myši na příslušné etapě. Ke každé etapě je třeba z výklopného seznamu doplnit pole Země.
Podle vybrané země dojde ke stanovení stravného ve výši a měně přiřazené k příslušné zemi vyhláškou, kterou se stanoví základní sazby stravného v cizí měně pro příslušný rok.
Záložka Směny
Pokud pracovník při pracovní cestě směnil poskytnutou měnu na jinou, provedete zápis na tuto záložku. Do pole CM kurz uvedete kurz, za který směna proběhla. Při vyúčtování zálohy bude použit pracovníkem doložený kurz, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu. Zatržením pole ve sloupci Použít určujete, který kurz uvedený u směny bude použit při vyúčtování zálohy poskytnuté pracovníkovi na pracovní cestu.
Pokud pracovník nedoloží doklad o směně měny v zahraničí, použije se pro přepočet kurz ČNB platný v den vyplacení zálohy. V takovém případě zrušte myší nebo mezerníkem zatržení pole Použít.
Záložka Výdaje
Na tuto záložku zapište všechny výdaje spojené s pracovní cestou a uskutečněné v různých měnách a s různými způsoby jejich platby (hotově, plat. kartou, šekem atd.). Výdaje placené v hotovosti vstoupí do vyúčtování pracovní cesty, jiné způsoby plateb jsou pouze evidenční a do vyúčtování nevstupují. Ke každému výdaji je nutné vyplnit jeho typ, podle kterého se výdaj přiřadí do správného sloupce na tiskové sestavě Vyúčtování pracovní cesty.
Záložka Stravné
Na tuto záložku se vygeneruje stravné, které náleží pracovníkovi za celou dobu trvání pracovní cesty. Výpočet stravného ovlivňuje sazba, která je nastavena u zvoleného pracovníka, délka trvání pracovní cesty a země, ve které pracovník strávil nejdelší dobu pracovní cesty. Hodnoty zahraničního stravného jsou uvedeny v agendě Legislativa.
Nárok na stravné
| Počet hodin v kalendářním dni | Nárok na zahraniční stravné |
| Za cestu na území ČR vzniklo právo na stravné (tuzemská část pracovní cesty nebo jiná tuzemská pracovní cesta trvala 5 a více hodin) |
| 0–5 hodin | zahraniční stravné nepřísluší, doba trvání příslušné cesty v zahraničí se připočte k tuzemské části této pracovní cesty |
| více než 5 hodin | 1/3 základní sazby |
| Za cestu na území ČR nevzniklo právo na stravné (tuzemská část pracovní cesty nebo jiná tuzemská pracovní cesta trvala méně než 5 hodin) |
| méně než 1 hodina | zahraniční stravné nepřísluší, doba trvání příslušné cesty v zahraničí se připočte k tuzemské části této pracovní cesty |
| 1–12 hodin | 1/3 základní sazby |
déle než 12 hodin,
nejdéle však 18 hodin | 2/3 základní sazby |
| více než 18 hodin | plná základní sazba |
V případě zahraniční pracovní cesty může zaměstnavatel poskytovat pracovníkovi také kapesné. V poli Kapesné uveďte procento, podle kterého se výše kapesného v cizí měně vypočítá.
Kapesné zůstává vždy v plné výši. I pokud je nutné krátit nárok na stravné z důvodů, že bylo v ceně služeb poskytnutých během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, kapesné se nekrátí.
Záložka Náhrady
Pokud bylo při pracovní cestě použito soukromé vozidlo pracovníka, budou na této záložce vygenerovány náhrady za použití silničního motorového vozidla, a to ve dvou složkách – ve formě základní náhrady a ve formě náhrady za spotřebované pohonné hmoty.
Záložka Vyúčtování
Po vyplnění zahraničního cestovního příkazu a také po provedení případných změn rozhodných údajů, nabídne program provedení vyúčtování. Po potvrzení dialogového okna tlačítkem OK se objeví několikastránkový Průvodce vyúčtováním cestovního příkazu, ve kterém je třeba zkontrolovat vyplněné údaje a doplnit některé další:
Na první straně průvodce zvolíte měnu, ve které chcete cestovní příkaz vyúčtovat. Cestovní náhrady je zapotřebí přepočítat na měnu, ve které byla pracovníkovi poskytnuta záloha.
Na druhé straně průvodce zadáte kurz pro přepočet částek v cizí měně na české koruny. Pokud pracovník v zahraničí směnil poskytnutou měnu na jinou měnu, což je uvedeno na záložce Směna, a doložil kurz uplatněný při této směně, použije se tento kurz při vyúčtování cestovního příkazu. Aby byl kurz při vyúčtování použit, je nutné mít na záložce Směny zatržený sloupec Použít.
Pokud směna při zahraniční pracovní cestě provedena nebyla, použije se při vyúčtování kurz ČNB ze dne vyplacení zálohy (v takovém případě se ve sloupci Zdroj objeví text Kurzový lístek). Pokud u cestovního příkazu není vyplněna ani záloha, objeví se ve sloupci Zdroj slovo Ručně.
Na třetí straně se zobrazí částky přeplatku a doplatku v jednotlivých měnách. Pro přeplatky je možné do posledního sloupce Vráceno zapsat částku, kterou pracovník skutečně vrátil.
Další strana obsahuje celkový přehled doplatků a přeplatků v různých měnách.
Po dokončení průvodce se kompletně vyplní záložka Vyúčtování, a to v měně či měnách, které jste vybrali na první straně průvodce.