Datové schránky
Upozornění: Od verze programu POHODA, rel. 10004 je nutné překontrolovat přihlašovací údaje pro přístup k datové schránce! Tyto údaje změníte v sekci UŽIVATELSKÉ NASTAVENÍ / DATOVÁ KOMUNIKACE.
Co je datová schránka
Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k doručování a k provádění úkonů vůči orgánu veřejné moci.
Datové schránky zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra České republiky, které pro ně zřídilo oficiální internetové stránky www.datoveschranky.info. Provozovatelem informačního systému datových schránek je Česká pošta, s. p., která je držitelem poštovní licence.
Slouží pro komunikaci v oblasti veřejné správy. Jejím prostřednictvím lze činit podání kterémukoliv úřadu.
Úřady prostřednictvím datové schránky doručují své písemnosti příslušným adresátům (fyzickým nebo právnickým osobám), stejně jako komunikují s jinými orgány veřejné správy. Veškerým úkonům, které jsou prostřednictvím elektronické datové schránky, resp. přepážky činěny, je přiznána ekvivalence k úkonům činěným písemně.
Co není datová schránka
Ačkoli se způsob práce s datovou schránkou hodně podobá práci s e-mailem, datová schránka není e-mailový schránka. Jde o oddělený komunikační systém, provozovaný za jiným účelem a především z právního hlediska má jiné postavení.
Hlavní rozdíly od e-mailu jsou následující:
- Datová zpráva, odeslaná prostřednictvím datové schránky, je garantovaně doručená adresátovi.
- Na datovou zprávu se vztahují fikce doručení, tzn. že po 10 dnech je zpráva považována za doručenou.
- Úkon učiněný prostřednictvím datové schránky má stejné právní účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný.
- Datovou zprávu je možné zaslat do vlastních rukou.
Datová schránka také není dlouhodobým úložištěm. Obsah datových zpráv bude smazán 90 dní po jejich doručení.
Kdo může a kdo musí mít datovou schránku?
Datová schránka je povinná pro:
- právnické osoby zřízené zákonem a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku
- orgány veřejné moci (OVM)
Datová schránka je nepovinná pro:
- ostatní právnické osoby
- fyzické osoby či podnikající fyzické osoby
Kde si mohu datovou schránku zřídit?
Datovou schránku zřizuje Ministerstvo vnitra. Vyplněnou žádost můžete donést osobně na podatelnu ministerstva vnitra nebo zaslat poštou. Podat žádost o zřízení také můžete na kontaktních místech veřejné správy (Czech POINT), zaslat elektronickou žádost obsahující kvalifikovaný elektronický podpis emailem na adresu posta@mvcr.cz. Datovou schránku si můžete zřídit také na hlavní stránce pro datové schránky www.datoveschranky.info.
Co všechno potřebuji ke zřízení datové schránky?
Ke zřízení datové schránky potřebujete elektronický podpis (pokud posíláte žádost elektronicky) nebo úředně ověřený vlastnoruční podpis na žádosti listinné podoby, kterou můžeme podat osobně na podatelně ministerstva vnitra nebo poslat poštou. Pokud si požádáte o zřízení datové schránky na Czech POINTu, potřebujete pouze občanský průkaz nebo jiný doklad totožnosti.
Doručování dokumentů
Pomocí datové schránky můžete posílat a přijímat úřední dokumenty v elektronické podobě (datové zprávy) od orgánu veřejné moci. Tento způsob komunikace vynahrazuje klasický způsob doručování v listinné podobě. Pokud si tedy založíte datovou schránku, bude se většina korespondence od orgánu veřejné moci doručovat elektronicky.
Do datové schránky jsou dodávány úřední listiny v elektronické podobě, které jsou opatřeny elektronickým podpisem odesílatele (orgánu veřejné moci). Pokud budete posílat dokument (např. odvolání k soudu), musíte označit Vámi vytvořený dokument zaručeným elektronickým podpisem. Identifikátor datové schránky zaručuje integritu dokumentu. V datové schránce jsou obsaženy veškeré písemnosti, které jsou již vyplněné Vašimi osobními údaji.
Elektronický podpis
Elektronický podpis obsahuje elektronické identifikační údaje autora (odesílatele, adresy, sídla, rodné nebo identifikační číslo) elektronického dokumentu. Zaručený elektronický podpis je vyžadován s předepsanými typy certifikace (kvalifikovaný certifikát, komerční certifikát) a tak zaručuje i integritu dokumentu a autentizaci certifikátu. Někdy má i funkci časového razítka, tedy prokazuje datum a čas podepsání dokumentu.
Kvalifikovaný (podpisový) certifikát je tedy elektronický podpis, který nahrazuje ruční podpis u papírových dokumentů. Certifikát je možné objednat přímo ze stránek poskytovatele nebo osobně na pobočce dané společnosti.
Poskytovatelé certifikačních služeb:
První certifikační autorita, a.s.
Česká pošta a.s.
e-Identity a.s.
V případě doručování dokumentů obsahujících úkony orgánů veřejné moci vůči adresátům veřejné moci se pro náležitosti těchto úkonů uplatní procesní předpisy (občanský soudní řád, správní řád). Ty požadují opatřit úkony orgánů veřejné moci zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen "elektronický podpis") odpovědné úřední osoby, respektive osoby justičního orgánu (viz § 69 odst. 3 správního řádu, § 40b odst. 3 občanského soudního řádu). Tyto normy se uplatní přednostně před obecným pravidlem v zákoně o eGovermentu, tj. úkon učiněný osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky či pověřenou osobou má stejný účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný. Opatření orgánů veřejné moci adresovaných adresátům veřejné moci zaručeným podpisem je nezbytné i z toho důvodu, že adresáti si nemohou dokument, který není opatřený elektronickým podpisem, nechat zkonvertovat.
Datové schránky a program POHODA
Program POHODA, rel. 9402 a vyšší, podporuje komunikaci s datovou schránkou. To znamená, že každému uživateli v programu POHODA můžete nastavit přístup do své vlastní datové schránky.
Program POHODA umožňuje sledovat aktuální stav zpráv datové schránky přímo v programu. Na stavovém řádku Vás bude POHODA upozorňovat na aktuální stav odeslaných, přijatých a nepřečtených zpráv Vaší datové schránky. Dále Vás upozorní na nepřečtené zprávy. Pokud budete chtít zprávu odeslat nebo přečíst přes datovou schránku, umožní Vám program rychlé přesměrování na přihlašovací stránky datové schránky, kde po přihlášení můžete patřičné operace provést.
Každému uživateli můžete nastavit komunikaci s vlastní datovou schránkou.
Program POHODA nabízí možnost komunikovat s ostrou verzí datové schránky stejně jako tak s testovací verzí datové schránky. Testovací verze umožní uživateli vyzkoušet práci ve zkušebním prostředí datových schránek.
Co potřebujete pro provoz datové schránky v programu POHODA?
Pro práci s datovými schránkami potřebujete:
- připojení k Internetu
- certifikát autority od PostSignum - vzhledem k tomu, že tento kořenový certifikát není standardní součástí operačního systému, je zapotřebí jej nainstalovat do úložiště certifikátů ručně - kořenový certifikát autority můžete získat na stránkách http://qca.postsignum.cz/www/authorities.php
Postup instalace certifikátu:
- Otevřte daný soubor.
- V zobrazeném dialogovém okně s informacemi o certifikátu zvolte povel Nainstalovat certifikát. Tím se spustí instalace.
- Při výběru úložiště certifikátu zvolte povel Všechny certifikáty umístit v následujícím úložišti.
- Tlačítkem Procházet vyberete úložiště Důvěryhodné kořenové certifikační autority.
- Dokončete instalaci certifikátu.
Jak poznám, že je certifikát instalovaný?
Certifikát musí být zobrazen v úložišti certifikátů systému Windows, a to konkrétně ve větvi Důvěryhodné certifikační úřady. Kontrolu provedete tak, že spustíte Internetový prohlížeč Internet Explorer. V nabídkovém menu Internet Explorer vyberete možnost Nástroje - Možnosti Internetu. Prostřednictvím záložky Obsah a povelu Certifikáty zobrazíte úložiště certifikátů systému Windows.
Na záložce Důvěryhodné kořenové certifikační autority musí být zobrazen certifikát PostSignum Root QCA.
Jak mám nastavit svoji datovou schránku v programu POHODA?
Pro napojení programu POHODA na datové schránky je nutné provést několik kroků.
Nejdříve musíte povolit uživateli požívání datových schránek v přístupových právech.
Jedná se o sekci Nastavení/Datová komunikace, kde zatrhnete volbu Datové schránky.
Upozornění: přístupová práva může editovat pouze Administrátor programu POHODA.
Po nastavení přístupových práv se zaktivní sekce Datová komunikace v agendě Uživatelské nastavení.
V této sekci nastavíte přístup do své datové schránky. Zatržením volby Použít datovou schránku umožníte nastavení přístupu k datové schránce. Poté v poli Přihlašovací jméno a Heslo zadáte přihlašovací údaje pro datovou schránku. Prostřednictvím tlačítka Test připojení se program POHODA spojí se serverem datových schránek a ověří správnost zadaných údajů. Pokud se spojení naváže, program automaticky doplní ID schránky.
Pomocí časového intervalu bude program automaticky kontrolovat, zda máte ve schránce novou zprávu. Zatržením volby Komunikovat s testovací službou umožníte nastavení testovacího prostředí pro datové schránky.
Po aktivaci této služby se ve stavovém řádku zobrazí ikona datové schránky. V případě nepřečtené zprávy se vedle ní zobrazí ikona obálky. Pokud najedete kurzorem myši na ikonu obálky, objeví se informace o počtu nepřečtených zpráv. Pokud najedete myší na ikonu datové schránky, zobrazí se informace o celkovém počtu přijatých a odeslaných zpráv. Při kliknutí na tuto ikonu budete přesměrováni na internetové schránky pro přihlášení do své datové schránky.
Jaká data můžete z programu POHODA odeslat přes datovou schránku?
Program POHODA umožňuje vytvořit datové soubory ve formátu XML pro odeslání elektronických podání pro tyto úřady:
- ČSSZ (ELDP, přihlášky/odhlášky)
- MF (DPH, souhrnné hlášení)
- Celní správa (Intrastat)
Postup vytvoření XML souboru je stejný jako postup vytvoření souboru pro odeslání přes Portál veřejné správy.
Program POHODA dále umožňuje uložit každou tiskovou sestavu do PDF souboru.
Jak odeslat data z programu POHODA přes datovou schránku?
Aktuální verze programu neumožňuje odeslat data přímo z programu POHODA, proto je nutné nejdříve datový soubor přes program POHODA vytvořit, pak se přihlásit do své datové schránky přes webové prostředí a vytvořený soubor vložit jako přílohu do nové zprávy.